Sistem dan perlaksanaan program penambahbaikan termasuk penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) kini diakui bukan sahaja mampu menangani masalah beban kerja yang semakin bertambah malah mampu meningkatkan tahap kecekapan sesebuah organisasi.
Sekumpulan 12 pegawai dari Unit Pengurusan, Kastam DiRaja Malaysia (KDRM), Limbang melalui Kumpulan INTIM telah mengambil inisiatif dengan memanfaatkan projek mereka (Kategori Pengurusan) dalam Konvensyen Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) yang lepas (2004) bagi meningkatkan produktiviti unit mereka.
Hasilnya mereka telah membangunkan satu sistem pangkalan data bagi kegunaan Unit Pengurusan, yang memberikan mereka kelebihan untuk membuat rujukan secara berkomputer.
Projek mereka, Sistem Pengesanan dan Pendaftaran Fail Berkomputer (sebuah pangkalan data) dilengkapi dengan Sistem Pelabelan Kabinet kini berjaya mengatasi masalah kesukaran pencarian fail dan maklumat di Unit Pengurusan, KDRM Limbang.
Pembangun sistem berkenaan, Cik Aloha Bt Zain berkata peralihan penggunaan ICT penting kerana beban tugas yang bertambah menuntut kepada perlunya satu sistem pangkalan data yang berkesan untuk menangani masalah pengurusan rekod (yang kini terlalu bergantung kepada kaedah manual iaitu merujuk Buku Panduan Sistem Pendaftaran Fail).
“Idea ini datangnya daripada perbincangan ahli Kumpulan KMK INTIM yang diketengahkan melalui projek KMK “Kerumitan Pengesan Fail Yang Disimpan” pada konvensyen tahun lepas,” jelas Aloha
Jelasnya lagi, walaupun ia hanya satu sistem yang ringkas namun ia berupaya menjimatkan masa untuk mencari maklumat.
Mencerita lebih terperinci pangkalan data tersebut, ia mempunyai dua komponen utama iaitu Sistem Pengesanan dan Pendaftaran Fail Berkomputer (pangkalan data) disokong dengan Pelabelan Kabinet (nombor dilabel di kabinet yang diselaraskan dengan nombor rujukan di pangkalan data).
Sistem pangkalan data yang menggunakan sepenuhnya perisian Microsoft Access, ini mudah untuk dikendalikan. Pengguna hanya perlu menaip rujukan berdasarkan huruf, kod, perkara, tajuk fail, malah nama pegawai.
Ia berupaya mengatasi masalah untuk menghafal setiap nombor rujukan kerana sistem ini memberi pilihan bagi pengguna sistem selain daripada terlalu bergantung kepada nombor rujukan fail.
Ia berupaya mempercepatkan proses pencarian fail dengan memendekkan waktu pencarian.
Secara amnya, dengan kaedah yang baru ini, maklumat akan diperolehi dengan cepat dengan masa pencarian tidak sampai 2.5 minit setelah melalui proses rujuk sistem fail berkomputer (30 saat), Kesan Fail (30 saat), Kenalpasti Kandungan Fail (30 saat) dan Tahap Tindakan (1 minit).
Lolita Perait, salah seorang ahli Kumpulan INTIM berkata projek ini tepat pada masanya.
Menurutnya Kumpulan INTIM telah mendapati salah satu masalah yang dikenalpasti membantutkan kelancaran di Unit Pengurusan ketika itu adalah berkaitan rujukan sistem fail yang masih menggunakan kaedah lama.
Lolita mengakui projek tersebut berupaya memperbaiki imej Kastam dan yang paling utama adalah kepuasan pelanggan, yang inginkan perkhidmatan terbaik dengan meminimumkan masa menunggu.
“Pengurusan fail yang cekap, sistematik dan teratur boleh mengelakkan sebarang kelewatan sesuatu proses kerja,” jelasnya.
“Dahulu Unit Pengurusan bergantung sepenuhnya kepada Buku Panduan Sistem Pendaftaran Fail (Perintah Am Jabatan Bilangan 12) yang mereka dapati mengambil masa yang terlalu lama untuk mendapatkan sesuatu rujukan tetapi kini tidak lagi.”
“Kalau hendak menghafal nombor rujukan menggunakan kaedah lama tersebut ia mungkin mengambil sedikit masa untuk mendapatkan hasil rujukan seperti itu juga untuk mendapatkan maklumat yang dikehendaki kadangkala kurang tepat,” jelas Aloha.
Aloha berkata jangkamasa selama setahun diambil daripada mengemukakan idea dan perbincangan sehinggalah siapnya sistem berkenaan. Dia memberi jaminan bahawa sistem ini mudah untuk diguna malah sebarang perubahan boleh dilakukan dengan pantas.
Antara kelebihan lain projek tersebut adalah ia tidak menggubahkan sebarang prosedur kerja kerana masih menggunakan rujukan Sistem Pendaftaran Fail (Perintah Am Jabatan Bilangan 12) di samping proses pencarian menjadi lebih cepat dan mudah.
Setakat ini semua data ( kod rujukan sebanyak 966 buah fail berkaitan jabatan tersebut-Limbang dan Lawas) dan sejumlah 87 buah fail pegawai) disimpan ke dalam sistem ini.
Mohd Azlimin B. Kadir, salah seorang pengawai yang dipertanggungjawab terhadap pengendalian sistem berkenaan, menyifatkan sistem ini mudah untuk digunakan di samping keselamatan data dan maklumat adalah terjamin.
Bagi meningkatkan ciri-ciri keselamatan, hanya sebuah komputer digunakan bagi tujuan tersebut.
Bukan itu sahaja jelas Azlimin, dia bersama dengan seorang pembantu dapat melaksanakan tugas pejabat yang lain kerana banyak masa dapat dijimatkan.
Jelas Azlimin lagi, keadaan bilik Unit Fail juga berada dalam keadaan yang teratur melalui Sistem Kabinet yang diperkenalkan bersama dengan sistem pangkalan data ini.
Setelah mengakses sistem berkenaan, tidak pun sampai sepuluh saat paparan maklumat tersebut boleh diperolehi yang memudahkan tugas membuat rujukan dan pemeriksaan fail berkaitan.
Apa yang menarik, selain sistem pangkalan data ini ia tidak melibatkan kos yang besar dengan hanya memanfaatkan sebuah komputer yang sedia ada serta melakukan sedikit penambahbaikan kepada sistem nombor di Kabinet ia sedia untuk digunakan
Kini sistem ini telahpun diseragamkan ke dalam Sistem Kerja di Unit Pengurusan, KDRM Limbang berkuatkuasa pada 1 Mei 2005.
