Sistem dan perlaksanaan
program penambahbaikan termasuk penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT)
kini diakui bukan sahaja mampu menangani masalah beban kerja yang semakin bertambah
malah mampu meningkatkan tahap kecekapan sesebuah organisasi.
Sekumpulan 12 pegawai dari Unit Pengurusan, Kastam
DiRaja Malaysia (KDRM), Limbang melalui Kumpulan INTIM telah mengambil
inisiatif dengan memanfaatkan projek mereka (Kategori Pengurusan) dalam
Konvensyen Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) yang lepas (2004) bagi
meningkatkan produktiviti unit mereka.
Hasilnya mereka
telah membangunkan satu sistem pangkalan data bagi kegunaan Unit
Pengurusan, yang memberikan mereka kelebihan untuk membuat rujukan secara
berkomputer.
Projek mereka, Sistem
Pengesanan dan Pendaftaran Fail Berkomputer (sebuah pangkalan data) dilengkapi dengan Sistem Pelabelan Kabinet kini berjaya mengatasi masalah
kesukaran pencarian fail dan maklumat di Unit Pengurusan, KDRM Limbang.
Pembangun sistem berkenaan, Cik
Aloha Bt Zain berkata peralihan penggunaan ICT penting kerana beban
tugas yang bertambah menuntut kepada
perlunya satu sistem pangkalan data yang berkesan untuk menangani masalah
pengurusan rekod (yang kini terlalu bergantung kepada kaedah manual iaitu
merujuk Buku Panduan Sistem Pendaftaran Fail).
“Idea ini datangnya daripada
perbincangan ahli Kumpulan KMK INTIM
yang diketengahkan melalui projek KMK “Kerumitan Pengesan Fail Yang Disimpan”
pada konvensyen tahun lepas,” jelas Aloha
Jelasnya lagi, walaupun ia hanya satu sistem yang ringkas namun ia
berupaya menjimatkan masa untuk mencari maklumat.
Mencerita lebih terperinci
pangkalan data tersebut, ia mempunyai dua komponen utama iaitu Sistem
Pengesanan dan Pendaftaran Fail Berkomputer (pangkalan data) disokong dengan
Pelabelan Kabinet (nombor dilabel di kabinet yang diselaraskan dengan nombor
rujukan di pangkalan data).
Sistem pangkalan data yang menggunakan sepenuhnya perisian Microsoft
Access, ini mudah untuk dikendalikan. Pengguna hanya perlu menaip rujukan
berdasarkan huruf, kod, perkara, tajuk fail, malah nama pegawai.
Ia berupaya mengatasi masalah untuk menghafal setiap nombor rujukan
kerana sistem ini memberi pilihan bagi
pengguna sistem selain daripada terlalu bergantung kepada nombor rujukan
fail.
Ia berupaya mempercepatkan proses pencarian fail dengan memendekkan
waktu pencarian.
Secara amnya, dengan kaedah yang baru ini, maklumat akan
diperolehi dengan cepat dengan masa pencarian tidak sampai 2.5 minit setelah
melalui proses rujuk sistem fail berkomputer (30 saat), Kesan Fail (30 saat),
Kenalpasti Kandungan Fail (30 saat) dan Tahap Tindakan (1 minit).
Lolita Perait, salah
seorang ahli Kumpulan INTIM berkata projek ini tepat pada masanya.
Menurutnya Kumpulan INTIM
telah mendapati salah satu masalah yang dikenalpasti membantutkan kelancaran di
Unit Pengurusan ketika itu adalah berkaitan rujukan sistem fail yang masih
menggunakan kaedah lama.
Lolita mengakui projek tersebut berupaya memperbaiki imej Kastam dan
yang paling utama adalah kepuasan pelanggan, yang inginkan perkhidmatan terbaik
dengan meminimumkan masa menunggu.
“Pengurusan fail yang cekap,
sistematik dan teratur boleh mengelakkan sebarang kelewatan sesuatu proses
kerja,” jelasnya.
“Dahulu Unit Pengurusan bergantung sepenuhnya kepada Buku Panduan
Sistem Pendaftaran Fail (Perintah Am Jabatan Bilangan 12) yang mereka dapati
mengambil masa yang terlalu lama untuk mendapatkan sesuatu rujukan tetapi kini
tidak lagi.”
“Kalau hendak menghafal nombor
rujukan menggunakan kaedah lama tersebut ia mungkin mengambil sedikit masa
untuk mendapatkan hasil rujukan seperti itu juga untuk mendapatkan maklumat
yang dikehendaki kadangkala kurang tepat,” jelas Aloha.
Aloha berkata jangkamasa selama setahun diambil daripada mengemukakan
idea dan perbincangan sehinggalah siapnya sistem berkenaan. Dia memberi jaminan bahawa sistem ini mudah
untuk diguna malah sebarang perubahan boleh dilakukan dengan pantas.
Antara kelebihan lain projek tersebut adalah ia tidak menggubahkan
sebarang prosedur kerja kerana masih menggunakan rujukan Sistem Pendaftaran
Fail (Perintah Am Jabatan Bilangan 12) di samping proses pencarian menjadi
lebih cepat dan mudah.
Setakat ini semua data ( kod
rujukan sebanyak 966 buah fail berkaitan jabatan tersebut-Limbang dan Lawas)
dan sejumlah 87 buah fail pegawai)
disimpan ke dalam sistem ini.
Mohd Azlimin B. Kadir, salah
seorang pengawai yang dipertanggungjawab terhadap pengendalian sistem
berkenaan, menyifatkan sistem ini mudah untuk digunakan di samping keselamatan
data dan maklumat adalah terjamin.
Bagi meningkatkan ciri-ciri
keselamatan, hanya sebuah komputer digunakan bagi tujuan tersebut.
Bukan itu
sahaja jelas Azlimin, dia bersama dengan seorang pembantu dapat melaksanakan
tugas pejabat yang lain kerana banyak
masa dapat dijimatkan.
Jelas
Azlimin lagi, keadaan bilik Unit Fail juga berada dalam keadaan yang teratur
melalui Sistem Kabinet yang diperkenalkan bersama dengan sistem pangkalan data
ini.
Setelah
mengakses sistem berkenaan, tidak pun sampai sepuluh saat paparan maklumat
tersebut boleh diperolehi yang memudahkan tugas membuat rujukan dan pemeriksaan
fail berkaitan.
Apa yang menarik, selain sistem
pangkalan data ini ia tidak melibatkan kos yang besar dengan hanya memanfaatkan
sebuah komputer yang sedia ada serta melakukan sedikit penambahbaikan kepada
sistem nombor di Kabinet ia sedia untuk digunakan
Kini sistem ini telahpun diseragamkan ke dalam Sistem Kerja
di Unit Pengurusan, KDRM Limbang berkuatkuasa pada 1 Mei 2005.
