Guna E-mel Untuk Tingkat Keberkesanaan

Sistem Penyampaian

Ketua Setiausaha Negara Tan Sri
Mohd Sidek Hassan

Semua Ketua Jabatan dan
pegawai-pegawai kanan kerajaan harus memanfaatkan sepenuhnya kemudahan
teknologi komunikasi dan maklumat (ICT) untuk meningkatkan sistem penyampaian
awam.

Bagi tujuan itu, setiap mereka perlu
mempunyai alamat e-mel rasmi dan mengaktifkan akaun alamat e-mel masing-masing
bagi mereka yang belum memilikinya.

Ketua Setiausaha Negara, Tan Sri
Mohd Sidek Hassan menggesa perkara itu ketika menyampaikan ucaptamanya yang
bertajuk ‘Pengurusan Modal Insan ke Arah Sistem Penyampaian yang Cemerlang’
pada Persidangan Kebangsaan ke Arah Sistem Penyampaian yang Cemerlang di
Kuching baru-baru ini.

Beliau juga mengingatkan mereka
supaya sentiasa memastikan bahawa e-mel mereka berfungsi dengan sempurna.

Malah, beliau juga menggesa mereka
agar sentiasa memberi perhatian secara khusus terhadap e-mel masing-masing dan
bukannya mengharapkan orang lain seperti pembantu peribadi di pejabat.

Antara peserta yang menghadiri persidangan dua hari itu

Beliau menjelaskan pada sidang
akhbar selepas itu, sempena pengumuman kenaikan gaji sektor awam oleh Perdana
Menteri pada 22 Mei lalu, dia (KSN) telah mengumumkan alamat e-melnya (sidek@pmo.gov.my) dan menjemput orang ramai
yang menghadapi masalah berlarutan dengan pejabat kerajaan untuk mengemukakan
aduan terus kepada dirinya. Langkah itu kemudiannya disusuli oleh semua Ketua
Setiausaha Kementerian dan Setiausaha Kerajaan Negeri.

Menurutnya, komunikasi menggunakan
e-mel adalah pantas, telus, menyeluruh dan berkesan. Namun, faedah dan manfaat
e-mel tersebut tidak akan berguna jika tidak diambil sebarang tindakan yang
segera.

Misalnya, e-mel yang mengandungi
aduan, pandangan dan kritikan bermanfaat yang diterima perlu diambil tindakan
dan dimaklumkan semula kepada penghantar e-mel tersebut dalam satu tempoh yang
segera dan munasabah.

Menurut beliau lagi, pada masa ini
banyak jabatan dan agensi kerajaan menyediakan borong-borang perkhidmatan yang
boleh dimuat turun dari laman web masing-masing.

Tetapi, bagi memudahkan pelanggan
untuk berurusan dengan perkhidmatan yang disediakan, agensi dan badan kerajaan
harus menyediakan perkhidmatan secara dalam talian yang boleh diakses sepanjang
masa. Ia termasuk perkhidmatan yang melibatkan permohonan permit, permohonan
lesen dan pembayaran pelbagai jenis cukai.

Katanya, melalui sokongan dan
kemudahan teknologi yang canggih ketika ini, pelanggan tidak harus dibebankan
dengan pembaziran tenaga dan masa mereka kerana perlu hadir ke sesebuah pejabat
kerajaan semata-mata seperti untuk membayar cukai tahunan.

Beliau berkata kakitangan awam
umumnya responsif terhadap teknologi seperti kemudahan e-mel tetapi cabaran
kepada kakitangan awam ialah untuk sentiasa memastikan tindakan pembaikan dan
penyelesaian terhadap isu atau aduan orang ramai diambil segera.

Persidangan dua hari itu merupakan
yang pertama kali diadakan di Sarawak anjuran Persatuan Badan Berkanun Malaysia
sejak penubuhannya pada tahun 1984. Ia dihadiri oleh kira-kira 173 orang
pegawai kanan kerajaan dan badan berkanun dari seluruh negara.

Info

• E-mel merupakan satu
  cara mudah dan pantas untuk menghantar dokumen, maklumat atau surat kepada
  seseorang atau sekumpulan orang pada masa yang sama dengan menggunakan
  platform internet
• Umumnya akaun e-mel
  boleh diperoleh secara percuma bagi kapasiti simpanan yang terhad dan
  berbayar bagi kapasiti simpanan yang lebih besar
• Bagi kakitangan awam
  Sarawak, perkhidmatan e-mel disediakan
  oleh Sarawak Information Systems
  (SAINS) sebuah anak syarikat kerajaan negeri
• Berdasarkan standard
  penggunaan e-mel, setiap individu harus membuka e-mel mereka
  sekurang-kurangnya dua kali dalam sehari