KSN Tegur Agensi

KSN Tegur Agensi Tidak Beri Penekanan Pada Impak Tindakan dan Keputusan

Ketua Setiausaha Negara Tan Sri Mohd Sidek Hassan

Ketua Setiausaha Negara (KSN) Tan Sri Mohd Sidek Hassan membuat teguran kepada agensi-agensi kerajaan yang memberi lebih penekanan kepada proses semata-mata dan bukannya kepada impak tindakan serta keputusan yang telah dibuat.

“Agensi-agensi perlu menekankan kepada outcome dan bukannya proses seperti berapa kali bilangan mesyuarat telah diadakan, berapa jumlah lawatan yang telah dibuat dan sebagainya,” jelas beliau.

Keadaan itu menurut beliau memerlukan perubahan dari segi cara berfikir dan bekerja anggota perkhidmatan awam dalam usaha untuk meningkatkan mutu perkhidmatan.

“Saya ingin menekankan mengenai peri pentingnya melaksanakan keputusan-keputusan yang telah dicapai dalam mesyuarat-mesyuarat yang telah diadakan,” kata beliau.

Menurutnya, “Ada tiga perkara perlu diberikan perhatian; pertama, minit mesyuarat hendaklah disediakan dalam tempoh tiga hari sebagaimana yang telah ditetapkan di dalam Pekeliling sedia ada; kedua, melaksanakan keputusan yang telah dicapai dengan segera ; dan ketiga, mengawasi pelaksanaan keputusan-keputusan tersebut bagi memastikan keputusan dilaksanakan dengan cepat, tepat dan berkesan.”

Sehubungan itu katanya “Saya sering mengingatkan Ketua-ketua Jabatan, pegawai-pegawai perkhidmatan awam yang telah saya temui bahawa dalam melaksanakan sesuatu tindakan, dua perkara mesti ditentukan iaitu tarikh akhir yang tepat dan seorang pegawai yang dipertanggungjawab.”

Di samping itu, beliau juga menggesa semua penjawat awam supaya menganalisa semua prosidur kerja sedia ada dan melakukan penambahbaikan supaya kerajaan berterusan memberikan perkhidmatan awam yang terbaik kepada orang awam.

Sebagai contoh, proses pembayaran bil kerajaan yang selalu dikatakan lambat.

Beliau mengambil contoh satu penambahbaikan yang dilakukan di dalam Jabatan Perdana Menteri.

Sebelum ini katanya, pembayaran bil-bil dibuat dalam tempoh 30 hari tetapi prosedur itu telah melalui penambahbaikan dengan semua urusan pembayaran telah dipendekkan kepada 14 hari.

“Ini sudah tentu membantu para pelanggan berasa lebih puas hati dengan perkhidmatan yang diberikan,” ulasnya.

Begitu juga dengan cara bekerja yang perlu diubah dari agency centric kepada citizen centric dan business centric.

“Cara kerja lama yang disulami kerenah birokrasi di mana pelanggan perlu berurusan dengan pelbagai agensi kerajaan perlu diubah dan dipermudah supaya agensi kerajaan lebih dinamik mengikut kehendak dan keperluan pelanggan,” katanya.

Beliau memberi contoh ‘Inisiatif Penambahbaikan Urusan-urusan Pemajuan Serta Penyenggaraan dan Pengurusan Hartanah’ yang dilancarkan oleh Perdana Menteri pada April tahun ini.

Melalui inisiatif itu, Pusat Setempat (OSC) di Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) akan menyelaras pelbagai permohonan seperti tukar syarat dan pecah sempadan tanah, kebenaran merancang, pelan bangunan dan perakuan teknikal yang melibatkan pelbagai agensi.

Mengikut amalan biasa, sesuatu permohonan akan dikemukakan secara berasingan dan berturutan yang akan mengambil masa panjang dan memerlukan pelanggan berurusan dengan pelbagai agensi.

Melalui penambahbaikan OSC, permohonan dan pemprosesan dibuat secara serentak.

Sekiranya ada agensi tidak memberi perakuan di dalam tempoh yang ditetapkan, Jawatankuasa OSC diberi kuasa untuk membuat keputusan yang sewajarnya.

Dengan cara itu, pelanggan akan mendapat perkhidmatan mengikut jangka masa yang ditetapkan di dalam piagam pelanggan, proses kelulusan dipercepat dan pelanggan tidak perlu berurusan dengan pelbagai agensi.

KSN membuat teguran dan penjelasan itu ketika menyampaikan ucaptama bertajuk ‘Pengurusan Modal Insan ke Arah Sistem Penyampaian yang Cemerlang’ pada Persidangan Kebangsaan Ke Arah Sistem Penyampaian Yang Cemerlang anjuran Persatuan Badan Berkanun Malaysia di Kuching baru-baru ini.

Persidangan dua hari itu dihadiri oleh kira-kira 173 orang pegawai kanan kerajaan dan badan berkanun dari seluruh negara.

Info

• Persatuan Badan-badan Berkanun Malaysia ditubuhkan pada 1984 untuk merapat dan memperkukuh kerjasama di antara ahli-ahli Persatuan bagi meningkatkan mutu perkhidmatan Badan-badan Berkanun di Malaysia
• Mempunyai 77 ahli (77 adalah ahli Badan Berkanun dan 6 ahli gabungan)
• Tiga ahli adalah dari Sarawak iaitu Dewan Bandaraya Kuching Utara (DBKU), Perbadanan Pembangunan Perumahan dan Lembaga Pelabuhan Bintulu

Antara aktivitinya ialah

1. Memupuk perhubungan rapat di antara pegawai dan kakitangan ahli-ahli Persatuan melalui semua aktiviti yang dianjurkan
2. Mengumpul dan menyebarkan maklumat mengenai peranan dan aktiviti setiap organisasi yang menjadi ahli Persatuan untuk mewujudkan kesefahaman dan penambahan pengetahuan mengenai peranan dan tanggungjawab semua organisasi yang menjadi ahli Persatuan
3. Menggalakkan penukaran risalah-risalah penerangan dan maklumat di antara ahli-ahli
4. Mengadakan lawatan sambil belajar ke organisasi-organisasi yang menjadi ahli Persatuan
5. Membuat kajian yang sesuai untuk manfaat dan gunasama ahli-ahli Persatuan
6. Menganjurkan kursus-kursus untuk para pegawai dan kakitangan Badan-badan Berkanun yang berasaskan keperluan ahli-ahli Persatuan