SIMU Sahut Cabaran Untuk Dapatkan Pensijilan 5S

Harapan dan ekspektasi pelanggan atau orang awam terdapat kemampuan
sektor awam untuk memberikan perkhidmatan yang memenuhi keperluan mereka dari
semasa ke semasa semakin tinggi.

Kerajaan
sememangnya menyedari akan keperluan sedemikian dan telah mengambil
langkah-langkah proaktif dalam membaiki dan seterusnya menambah baik sistem
penyampaian perkhidmatan kerajaan.

Untuk
itu, Kerajaan Negeri Sarawak pada 18 Disember 2005 yang lalu telah melancarkan
Pelaksanaan Amalan 5S Dalam Perkhidmatan Awam Negeri Sarawak sebagai salah satu
lagi usaha ke arah peningkatan kecekapan penyampaian perkhidmatan kerajaan.

Pelaksanaan
dan menerima pakai amalan ini secara menyeluruh dalam perkhidmatan awam negeri
adalah tepat pada waktunya. Ini kerana
melalui 5S, ianya mampu membantu memupuk semangat penambahbaikan yang
berterusan di dalam organisasi dan juga di kalangan anggota organisasi.

Sehubungan dengan itu, YB Datu Wilson
Baya Dandot, Setiausaha Kerajaan Negeri pada 27 Januari 2007 yang lalu telah
melontarkan cabaran kepada seluruh warga kerja di Wisma Bapa Malaysia agar
berusaha untuk menggunapakai 5S dan seterusnya memperolehi pensijilan 5S.

YBhg. Datuk Haji Mohd Morshidi bin
Abdul Ghani, Timbalan Setiausaha Kerajaan Sarawak (Pentadbiran, Keselamatan dan
Hal Ehwal Korporat) pada pelancaran Program Kempen Kebersihan dan Keindahan
Wisma Bapa Malaysia pada 24 Februari 2007 yang lalu turut menggesa seluruh
warga kerja di Bangunan Wisma Bapa Malaysia agar bekerjasama antara satu sama
lain bagi menjayakan usaha amalan 5S dan seterusnya memperolehi Pensijilan
Amalan 5S di organisasi masing-masing
menjelang penghujung tahun 2007.

Sejak
itu pelaksanaan 5S di organisasi-organisasi di Wisma Bapa Malaysia rancak
dilaksanakan. Banyak perubahan dapat
disaksikan terutamanya peningkatan suasana kebersihan dan kekemasan pejabat dan
tempat bekerja.

Salah sebuah organisasi yang giat
melaksanakan usaha untuk mendapatkan pensijilan 5S di
Wisma
Bapa Malaysia ialah Unit Pemantauan Pelaksanaan Negeri (SIMU), Jabatan Ketua Menteri.

Pada 2 Ogos 2007 yang lalu, satu majlis pelancaran rasmi usaha mendapatkan pensijilan 5S telah diadakan dan telah dirasmikan oleh YBhg. Datuk Haji Mohd Morshidi bin Abdulhani, Timbalan Setiausaha Kerajaan Sarawak (Pentadbiran, Keselamatan dan Hal Ehwal Korporat).

Pengarah
SIMU, Tuan Haji Soedirman Bin Aini, dalam ucapan aluan beliau
menyatakan bahawa SIMU telah
memulakan inisiatif 5S sejak tahun 2006 lagi yang dimulakan dengan menghantar beberapa
pegawai untuk mengikuti latihan tentang pelaksanaan 5S di Perbadanan
Produktiviti Negara (NPC) selain
mengadakan lawatan kerja meninjau pelaksanaan 5S di organisasi yang telah
memperolehi pensijilan 5S seperti ke BaitulMal Sarawak, Perbendaharaan Negeri
dan Perbadanan Pembangunan Ekonomi Sarawak (SEDC).

Haji Soerdiman juga menyatakan bahawa
aktiviti 5S di SIMU mendapat sokongan
padu dari semua kakitangannya. Setiap hari warga kerja SIMU memperuntukkan satu jam selepas waktu pejabat untuk melaksanakan
aktiviti-aktiviti 5S malah ada yang turut datang ke pejabat pada hari Sabtu
untuk berbuat demikian.

Hasilnya suasana bekerja kini lebih
baik, selesa dan tersusun dan kini matlamat SIMU
adalah untuk mendapatkan pensijilan 5S menjelang akhir November 2007.

Datuk Haji Mohd Morshidi dalam ucapan
perasmiannya pula melahirkan rasa gembiranya di atas usaha 5S yang dilaksanakan
oleh warga kerja SIMU.

Beliau turut menyatakan adalah penting
bagi setiap warga kerja di dalam organisasi itu memahami aspirasi, objektif
serta slogan 5S yang digunapakai serta berusaha bersungguh-sungguh
mengamalkannya setiap hari bukan sahaja ketika di pejabat malah terus diamalkan
ketika di luar pejabat sehingga ia menjadi suatu budaya yang positif.

Beliau juga menggesa setiap warga kerja
di SIMU khasnya dan warga kerja di
Wisma Bapa Malaysia amnya, agar meluangkan sedikit masa untuk turut serta di
dalam setiap aktiviti atau menyertai kempen kebersihan yang dianjurkan. Ini kerana menurut beliau lagi, penglibatan
bersama dengan rakan-rakan dalam perkhidmatan awam yang lain dalam aktiviti
yang memberikan manfaat bersama akan dapat membentuk keperibadian baik yang
utuh dan ini akan membantu menjadikan kita sebagai penjawat awam yang prihatin
dan berkesan dalam menjalankan tugasan yang diamanahkan.

Menurut Datuk Haji Mohd Morshidi lagi,
amalan 5S terbukti baik dan berkesan yang mana melalui amalan 5S yang
berterusan, ia menjadikan pelaksanaan tugas lebih cekap dan ini seterusnya
menjadikan organisasi itu lebih produktif dan dalam konteks perkhidmatan awam,
penyampaian perkhidmatan kerajaan menjadi lebih baik dan berkesan.

SIMU adalah antara unit yang pertama di
Jabatan Ketua Menteri yang melancarkan usaha ke arah memperolehi pensijilan 5S
bagi tahun 2007.

Datuk Haji Morshidi disambut oleh kakitangan SIMU	Disambut oleh kakitangan SIMU
Datuk Haji Morshidi dan Pengarah SIMU, Haji Soerdiman meninjau beberapa ruang tempat kerja di SIMU yang melaksanakan proses sisih.	Antara tempat yang disusun rapi
Datuk Haji Morshidi turut menyampaikan hadiah dan saguhati kepada beberapa pemenang	Sudut 5S SIMU yang terletak di ruang legar berhampiran dengan lif
Antara susun atur dan hiasan yang boleh dilihat di ruang legar lif di SIMU	Melalui amalan 5S, SIMU juga melaksanakan amalan kitar semula

5S Penyelesaian Bijak

Konsep 5S mula
diperkenal di negara Jepun pada awal tahun 1980an. Tujuannya menjadikan tempat
kerja selesa dan kemas.

Kejayaan pelaksanaan
Program 5S di negara itu, terutama dalam sektor perindustrian, telah membawa
kepada penggunaannya secara meluas di seluruh dunia pada hari ini.

Di Malaysia, konsep itu
mula diperkenal pertengahan tahun 1980an dan telah dipraktikkan dalam sektor
swasta terutama syarikat-syarikat multi-nasional.

Mengapa Perlu 5S?

Program 5S adalah usaha
keseluruhan organisasi bagi menjadikan tempat kerja bersih, tersusun dan
bersistem.

Melalui amalan 5S, kita
akan membina disiplin dan etika kerja yang baik di kalangan warga kerja yang akan menghasilkan prestasi kerja yang
lebih baik, kerja berkualiti, memupuk semangat berpasukan dan tolong-menolong
yang tinggi.

Amalan 5S juga
merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan budaya peningkatan secara
berterusan atau dikenali sebagai ‘Kaizen’ dalam Bahasa Jepun.

Perbadanan Produktiviti
Negara (NPC) merupakan antara juru runding kepada organisasi yang
berminat melaksanakan Program 5S di negara ini. Perkhidmatan itu disediakan
kepada organisasi swasta dan kerajaan.

Objektif Utama Program 5S

• Membina
  budaya Kaizen di tempat kerja
• Membina
  kerjasama melalui penyertaan semua
• Membina
  amalan kepimpinan pengurus dan penyelia
• Meningkatkan
  infrastruktur untuk melaksanakan program Kaizen yang lebih maju

Ada dua pendekatan
untuk mengamalkan 5S :

• Pendekatan
  Kaizen
• Pendekatan
  Inovasi

Oleh sebab 5S merupakan
aktiviti yang berorientasikan manusia dan proses, pendekatan Kaizen
adalah cara terbaik di mana pembaikan dilakukan secara sedikit demi sedikit
tetapi berterusan.

Bagi menjayakan Program
5S bukanlah semudah yang disangka. Untuk tujuan itu, komitmen yang tinggi
diperlukan daripada semua peringkat kakitangan. Antaranya :

• Mengamalkan
  budaya kerja 5S
• Menetapkan
  agenda perbincangan untuk pembangunan Program 5S
• Meningkatkan
  pengetahuan berkaitan 5S
• Meluangkan
  masa untuk 5S
• Melaksanakan
  program 5S secara teratur tanpa tergesa-gesa
• Memperuntukkan
  sedikit kewangan untuk pelaksanaan

Amalan 5S secara langsung dan tidak langsung dapat
memupuk persaingan sihat di kalangan anggota organisasi.

Melalui amalan 5S, ia juga dapat membentuk nilai atau
semangat pemilikan dan semangat atau nilai ini adalah suatu yang memberi kesan
yang positif kepada organisasi iaitu melaluinya anggota organisasi akan berasa
bertanggungjawab dan sayang ke atas kemudahan atau peralatan yang diamanahkan
kepadanya.

Ini secara tidak langsung akan membudayakan
nilai-nilai menghargai serta menjaga kepentingan bersama dan dapat mengelakkan
berlakunya kerosakan yang kerap ke atas kemudahan dan peralatan yang sedia
ada. Ini dalam jangka panjang akan
menjimatkan kos penyelenggaraan.

Pelaksanaan amalan 5S adalah tidak sukar kerana jika
diperhatikan, amalan ini amat berjaya di kilang-kilang, sedangkan pekerja
kilang kebanyakannya memiliki pendidikan yang minimum berbanding dengan
kakitangan awam yang rata-ratanya memiliki tahap pendidikan yang lebih baik.

Dengan melaksanakan amalan 5S sebenarnya akan
memudahkan serta membantu usaha jabatan atau agensi kerajaan untuk memperolehi
pensijilan MS ISO 9001 : 2000 memandangkan asas ke arah mendapatkan pensijilan
itu telahpun mereka laksanakan melalui 5S.

Pelaksanaan 5S yang Berkesan

Untuk
mendapat hasil yang optimum daripada pelaksanaan 5S di organisasi kita,
beberapa perkara berikut boleh membantu :

1. Dapatkan
   sokongan dari peringkat pihak pengurusan atasan. Komitmen pihak pengurusan atasan dapat
   mewujudkan suasana yang sesuai bagi pelaksanaan 5S selain mampu memberi kesan
   yang lebih berpanjangan.
2. Sediakan
   prasarana yang bersesuaian. Adalah
   penting dikenal pasti terlebih dahulu aspek atau ruang yang bersesuaian untuk
   dilaksanakan 5S dalam organisasi. Untuk
   itu adalah perlu diwujudkan beberapa jawatankuasa bagi pelaksanaan 5S
3. Sediakan
   dan lancarkan sistem atau kaedah komunikasi yang sesuai. Ini penting bagi memberikan penerangan akan
   keperluan, kepentingan dan kebaikan 5S di organisasi kita kepada staf
   lain. Untuk itu beberapa kaedah boleh
   digunakan misalnya :
• Melalui
  mesyuarat
• Menggunakan
  intranet atau laman web organisasi
• Papan
  kenyataan
• Poster
• Surat
  Berita Dalaman (Newsletter)
4. Mengadakan
   latihan kepada kumpulan-kumpulan yang terlibat dalam 5S dan staf lain di
   organisasi kita. Adalah perlu dirancang
   latihan asas 5S kepada setiap staf. Ini
   bagi membolehkan seluruh staf organisasi tahu apa peranan yang harus mereka
   laksanakan dalam 5S
5. Mulakan
   dengan projek perintis 5S. Pilih kawasan
   yang kebanyakan staf tidak ‘teringin’ untuk bekerja – mungkin kerana terlalu
   sesak, tidak terurus dan sebagainya.
   Kawasan berkenaan juga harus mempunyai kesan visual positif apabila 5S
   dilaksanakan. Dengan pengalaman projek
   perintis ini kelak dapat digunakan untuk merancang pelaksanaan 5S yang lebih
   menyeluruh dalam organisasi.
6. Wujudkan
   dan kongsikan Best Practices.
   Sediakan dan gunakan pangkalan data berkaitan amalan-amalan yang terbaik
   dan mesti dikongsikan dengan staf yang lain.
7. Sediakan
   pelan pelaksanaan 5S yang menyeluruh.
   Hasil dari pelaksanaan projek perintis 5S, adalah penting dilakukan
   penilaian dan semakan. Dapatkan
   maklumbalas dan idea daripada ahli kumpulan projek perintis 5S berkenaan untuk
   input penambahbaikan dalam pelan pelaksanaan 5S organisasi
8. Sentiasa menilai
   dan membuat pengubahsuaian. Dalam
   pelaksanaan 5S, setiap masalah yang dihadapi harus dijadikan teladan dan
   daripadanya mesti dilakukan penambahbaikan.
   Ubahsuai atau pilih pendekatan dan kaedah pelaksanaan bagi memastikan 5S
   di organisasi kita lebih ‘segar’.