CoP – Amalan Penandaarasan Terbaik

Namun dengan kepesatan teknologi komunikasi dan maklumat (ICT) serta usaha penambahbaikan yang dilakukan ke atas prosedur dan piagam pelanggan sesebuah, tidak kurang juga terdapat peningkatan dalam perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan.

Perbezaan ketara perkhidmatan yang diberikan turut bergantung kepada komitmen agensi tersebut dalam melaksanakan penambahbaikan dalam organisasi mereka, malah juga terdapat banyak pendekatan dan alat dalam aspek pengurusan kualiti yang boleh dilaksanakan.

Terkini, adalah Community of Practices (CoP) yang diperkenalkan Perbadanan Produktiviti Negara (NPC) untuk diguna pakai oleh beberapa organisasi dan agensi kerajaan untuk mencari titik persetujuan mengenai amalan penandaarasan terbaik untuk dilaksanakan oleh agensi kerajaan yang terlibat.

CoP dianggotai oleh beberapa agensi organisasi yang akan menjalankan projek penandaarasan mengikut skop yang dipersetujui bersama.

Melalui CoP, setiap kumpulan peserta dari organisasi yang terpilih akan duduk berbincang mencari formula bagaimana untuk memilih satu standard amalan terbaik dalam usaha meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan mereka.

Setiap organisasi yang terpilih boleh berkongsi kejayaan dan mempelajari mengenai amalan ataupun perkhidmatan di organisasi terbabit.

Pelaksanaan usaha seumpama ini diharap dapat menjimatkan kos dan masa kepada agensi kerajaan yang belum mantap dari segi prosedur dan perkhidmatan yang disediakan.

Ia turut berupaya meminimumkan sebarang pembaziran masa dan kos dalam usaha mencari amalan terbaik kualiti dalam organisasi mereka.

Aspek penandarasan penting dalam pelaksanaan CoP kerana ia antara faktor dikenalpasti dapat meningkatkan kecekapan organisasi, di samping menanam budaya kerja berasaskan “pencapaian prestasi”, mencapai tahap daya saing tinggi, meningkatkan kepuasan pelanggan dan pada akhirnya mencapai kecemerlangan organisasi.

Antara objektif utama pelaksanaaan penandaarasan adalah antara lain bagi mendorong agensi supaya sentiasa menjalankan usaha-usaha penambahbaikan secara berterusan, mengerakkan agensi mengamalkan konsep pembelajaran setiap masa, mengelakkan agensi kerajaan berasa selesa dengan prestasi sedia ada, membantu meningkatkan kepakaran dalam sesuatu proses kerja dan dijadikan bahan untuk dibandingkan oleh pihak-pihak lain.

Menariknya mengenai penggunaan kaedah penandaarasan dalam CoP, ia mampu mewujudkan satu sistem perkongsian maklumat bersama di antara agensi pelaksana dengan rakan rujukannya, membolehkan agensi yang berprestasi tinggi membantu agensi yang sedang melaksanakan penandaarasan.

Ia turut mewujudkan satu rangkaian kerjasama yang rapat di kalangan syarikat disamping melengkapkan pelaksanaan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM), konsep yang menitikberatkan pelanggan.

Mengikut model NPC, penandaarasan ini terbahagi kepada tiga (3) fasa iaitu penandaaras (fasa 1), amalan terbaik (fasa 2) dan penambahbaikan (fasa 3). Mengikut fasa 1 ini, ia melibatkan persetujuan bersama kesemua kumpulan dengan tajuk / perkara untuk dilaksanakan penandaaras. Pada fasa ini juga, beberapa skop, pendefinisian dan penilaian dilaksanakan.

Kemudiannya, pengumpulan data dilakukan menggunakan kaji selidik dan e-benchmark (satu sistem interkatif yang dibangunkan NPC) .

Melalui sistem e-benchmark, setiap peserta dari agensi yang terlibat akan mempunyai akses ke dalam sistem dan mereka boleh memasukkan sendiri data tersebut.

Pada peringkat ini, kesemua kumpulan akan mengkaji dan menilai kekuatan dan kekurangan masing-masing dan akhirnya mencari amalan penandaarasan terbaik untuk diguna pakai.

Info
Konsep Penandaarasan
“Satu proses sistematik dan berterusan untuk mengenalpasti, mempelajari, mengubahsuai dan melaksanakan amalan-amalan terbaik daripada organisasi yang sama atau daripada organisasi lain untuk mencapai prestasi cemerlang”