Muncul Jabatan Agama Islam Pertama di Malaysia

Sistem fail yang teratur dan kemas di Jabal Tursina	Sistem Penanda memastikan peralatan berada pada kedudukan yang sepatutnya

Pengauditan 5S sedang dilaksanakan	Aktiviti gotong-royong di Jabal Qubais

Dalam melaksanakan beberapa pembaharuan, pastinya ia akan berhadapan dengan beberapa cabaran termasuklah mengambil masa yang begitu lama untuk diterima dan digunapakai.

Namun, sekiranya disertai dengan perancangan teliti, kesungguhan dan keazaman, tiada perkara yang mustahil untuk dicapai.

Ini dibuktikan oleh Jabatan Agama Islam Sarawak (JAIS) yang baru-baru ini berjaya mendapat pengiktirafan pensijilan amalan 5 S daripada Perbadanan Produktiviti Negara (NPC) pada 28 Ogos 2007.

Lebih bermakna lagi, apabila ini berjaya dicapai dalam tempoh tidak sampai pun 8 bulan, di samping muncul sebagai Jabatan Agama Islam pertama di Malaysia yang memperolehi pensijilan tersebut.

Pengiktirafan tersebut telah meletakkan satu lagi penandaras kepada usaha penambahbaikan kualiti dan sistem penyampaian selaras dengan aspirasi kerajaan negeri mengalakkan peningkatan kualiti di setiap agensi dan jabatan kerajaan.

Secara tidak langsung, ia turut menyokong amalan budaya penyelenggaraan teratur di jabatan kerajaan.

Berkongsi kejayaan tersebut, menurut Pengarahnya Datu Misnu Haji Taha, rumusan kejayaan JAIS bertunjangkan kepada tiga (3) faktor utama ialah mewujudkan kesedaran, pemikiran kreatif dan sentiasa hands-on.

Menurut beliau, amalan 5S bukanlah sekadar kegiatan yang berkaitan kekemasan dan kebersihan semata-mata.

Salah satu faktor yang mendorong JAIS melaksanakannya ialah falsafah di sebalik amalan 5S yang berupaya mewujudkan satu suasana persekitaran yang kondusif serta mewujudkan satu budaya kualiti baru menyeluruh di kalangan warga Jabatan Agama Islam dari peringkat pekerja hinggalah ke peringkat pengurusan.

Demikian jelas beliau ketika kunjungan RAKAN Sarawak di Pejabat JAIS baru-baru ini.

Menariknya mengenai amalan 5S ini, jelasnya lagi ia menepati konsep “ukhuwah” itu sendiri dalam usaha mewujudkan satu suasana mesra agar kakitangan boleh mengenali sesama mereka dari pelbagai peringkat dalam organisasi yang pada akhirnya dapat meningkatkan semangat sepasukan (teamwork).

Amalan 5S yang sudah pun menjadi amalan di kebanyakan negara maju terbukti mampu meningkatkan kelancaran setiap organisasi dan berkeupayaan meningkatkan sistem penyampaian kerajaan.

Menurutnya, di samping satu usaha penerapan budaya kualiti melalui amalan kerja seharian secara keseluruhannya, ia adalah satu usaha keseluruhan organisasi bagi menjadikan tempat kerja bersih, tersusun dan bersistem.

Pada pandangan beliau, sesebuah organisasi tersebut akan lebih cemerlang sekiranya setiap sumbangan pekerjanya diiktiraf dan melalui amalan 5S, kakitangan boleh menyumbang khidmat mereka.

Jelas beliau, melalui amalan tersebut, ia mampu membina disiplin dan etika kerja yang baik di kalangan warga yang mana ini akan menghasilkan prestasi kerja yang lebih berkualiti, memupuk semangat berpasukan, tolong menolong yang tinggi dan meningkatkan motivasi untuk bekerja.

Apa tidaknya, apabila sudah wujud semua faktor ini ia akan menjayakan setiap usaha penambahbaikan secara berterusan yang digambarkan melalui keadaan tempat kerja yang “well organised, self explaining and self regulatory”

Seterusnya apabila wujudnya keadaan sedemikian, ia akan meningkatkan kepantasan, ketepatan dalam memberi perkhidmatan terbaik kepada pelanggan.

Mengenai keberkesanan amalan 5S, jelasnya apa yang penting adalah bagaimana menterjemahkan amalan 5S ini kepada tindakan.

Mengambil contoh amalan 5S cara JAIS, jelasnya amat penting kesedaran dipupuk di kalangan kakitangan terlebih dahulu agar mereka memahami dan faham konsep 5S.

Ia bukan terhenti setakat itu, ia perlu disusuli dengan usaha mewujudkan budaya kualiti berterusan dalam mempromosi amalan 5S.

Kesedaran dan minat perlu dipupuk melalui usaha sedemikian lambat laun, ia menimbulkan keseronokan dan semuanya pasti berasa gembira dengan apa yang dilakukan.

Setelah itu barulah, masing-masing boleh menyumbang ke arah perubahan tersebut.

Menurut beliau, di samping pentingnya penglibatan kakitangannya, peranan pihak pengurusan juga sama pentingnya.
Malah beliau tidak menafikan selain pemantauan dan audit dilaksanakan, pihak pengurusan perlu sentiasa “hands-on” bagi memastikan kelancaran amalan tersebut.

Apa yang ketara hasil daripada amalan 5S berbanding sebelumnya, ialah ia mampu menyerlahkan kreativiti kakitangan serta mewujudkan semangat kerjasama dan kepunyaan yang tinggi.

Walaupun berhadapan dengan beberapa cabaran pada peringkat permulaannya, terutama dari segi penerimaan kakitangannya terhadap 5S tetapi akhirnya walaupun mengambil sedikit masa ia berjaya menunjukkan perkembangan yang mengalakkan.

Menurutnya, berkat bimbingan dan galakkan pegawai dari NPC, beberapa aktiviti kesedaran dan aktiviti pembersihan mula diadakan termasuklah program gotong-royong perdana dan kursus untuk kakitangan jabatan tersebut.

Apa yang dapat disaksikan, sudah wujud semangat kerjasama yang tinggi di mana pada awal pelaksanaannya kakitangan mereka tidak keberatan untuk memperuntukkan masa setengah jam dari 4.30 petang hingga 5.00 petang setiap hari untuk aktiviti tersebut.

Malah pada hujung minggu (hari Sabtu), mereka menunjukkan kesanggupan meluangkan masa untuk aktiviti gotong-royong, menepati motto 5S yang digariskan iaitu “Bersatu Ke Arah Perubahan”.

Kini, segalanya membuahkan hasil yang dapat digambar daripada kekemasan keadaan pejabat dan semua peralatan tersusun, bersih dan teratur yang jauh berbeza jika dibandingkan dengan dahulu.

Salah satu aspek yang ketara ialah mengenai pengurusan sistem fail organisasi turut mengalami perubahan yang ketara dengan proses kerja bertambah baik dan kepantasan kerja juga kini semakin meningkat.

Perkara ini diakui sendiri Penyelaras 5S, Encik Shafiee Hj Ahmad yang berkata jika dahulu untuk mendapatkan satu-satu fail dan maklumat tertentu mengambil masa, namun kini ia berjaya diperolehi dalam masa yang agak singkat tidak sampai pun 30 saat.

Sistem tersebut, juga banyak memanfaatkan kakitangan lain terutama ia memudahkan sesiapa pun untuk memperolehi fail.

Ini juga adalah hasil daripada penggunaan pelbagai kaedah warna tertentu pada fail dan kaedah penandaan pada fail tersebut yang memudahkan capaian pada fail tersebut.

Berdasarkan maklum balas daripada kakitangan, jelasnya kebanyakan mereka merasa bangga dengan tahap kebersihan yang dicapai sehinggakan wujud semangat kepunyaan yang tinggi memastikan seboleh mungkin kawasan mereka berada pada keadaan yang baik sentiasa.

Melalui amalan 5S, juga turut mewujudkan persaingan yang sihat dengan masing-masing akan cuba mengekalkan kawasan masing-masing pada tahap terbaik.

Menurutnya lagi, jabatannya juga sentiasa mengalu-alukan kedatangan organisasi lain untuk bersama-sama mempelajari amalan 5S.

Bukanlah pensijilan yang ditekankan tetapi adalah amalan terbaik hasil daripada 5S, yang menurutnya kini prestasi di beberapa pejabat cawangannya di Mukah, Kapit dan Sarikei telah menunjukkan pencapaian yang memberangsangkan terhadap usaha amalan 5S.

Kebanyakan pihak beranggapan untuk melakukan sesuatu ia amat bergantung kepada peruntukan, dana atau sebagainya.

Tetapi tidak bagi JAIS yang menurut beliau hanya perlu memanfaatkan kemudahan yang sedia ada. Paling penting menurutnya bagaimana sesuatu itu dapat disusun atur dalam keadaan yang menarik.

Malah beberapa pendekatan lain termasuklah amalan kitar semula, menukar barangan terpakai dan kutipan wang boleh diguna pakai.

Pengiktirafan pensijilan amalan JAIS kali ini adalah untuk premis ibu pejabat Jabatan Agama Islam Sarawak (JAIS).

Namun kesedaran sejak Januari lepas telah bermula serentak dan diperluaskan di 12 pejabat cawangan JAIS di Sarawak.

Mengenai pelaksanaan amalan 5S di ibu pejabat, setiap Unit telah diberi nama nama-nama Jabal (Gunung) bagi melambangkan identiti tersendiri bermula daripada Jabal Nur di Aras 6 (Pejabat YDP Majlis Islam Sarawak dan Pengarah JAIS), Jabal Tariq di Aras 5 (Bahagian Penguatkuasaan & Unit Pembangunan Halal), Jabal Tursina di Aras 4 (Bahagian Dakwah), Jabal Qubais di Aras 3 (Bahagian Pendidikan & Bahagian Pendakwaan), Jabal Rahmah di Aras 2 (Bahagian Penyelidikan & Bahagian Perhubungan Awam & Sebaran Am), Jabal Uhud di Aras 1 (Unit Pentadbiran).
Pada sebelah anjung kiri, Jabal Marwah di Aras Bawah (Unit Pengurusan Akaun), Bangunan Mahkamah Syariah, Jalan Satok dan Jabal Safa (Bahagian Pentadbiran Udang-Undang Syarie) di Bangunan Majlis Islam Sarawak, Jalan P.Ramlee, Kuching.

Pengurus-pengurus zon akan memastikan kerja sisih (Seiri), susun (Seiton), sapu (Seiso), seragam (Seiketsu) dan amal sentiasa (Shitsuke) dilaksanakan di unit berkenaan.

Penyediaan petanda dan petunjuk akan diwujudkan bagi mengukur dan menilai keberkesanan amalan 5S, selain beberapa pengiktirafan dalam antaranya melalui pertandingan zon terbaik.

Visi
Sebuah jabatan yang berwibawa dan komited ke arah pembentukan khairul ummah berdasarkan kepada maksud firman Allah SWT : “Kamu adalah sebaik-baik umat yang dilahirkan bagi faedah manusia sejagat”

Misi
Membangunkan individu, keluarga dan masyarakat islam yang bertaqwa berlandaskan al-quran dan as sunnah agar mendapat rahmat, pertolongan dan perlindungan allah swt