Berbekal sedikit kesungguhan dan kreativiti, sebenarnya anggota sesebuah organisasi dapat melaksanakan projek dan program peningkatan kualiti dengan mudah di samping dapat melaksanakan penjimatan kos di pejabat melalui beberapa kaedah kualiti seperti melalui Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) dan Amalan 5 S.
Kumpulan KMK, sememangnya diarahkan dan digalakkan untuk ditubuhkan di setiap organisasi Sembilan (9) orang kakitangan Pejabat Residen Limbang tidak ketinggalan berbuat demikian yang diketuai Encik Mahra Bin Salleh selaku fasilitator.
Nama kumpulan tersebut Res-Q (Res adalah singkatan kepada “Pejabat Residen” yang mewakili Pejabat Residen Bahagian Limbang Q bermaksud Quality Projek mereka “Ke arah mengurangkan kos penggunaan telefon di Pejabat Residen Bahagian Limbang melalui kawalan yang efektif dan penerapan budaya berjimat cermat”, telah berjaya menjadi sebahagian budaya kualiti di pejabat tersebut.
Projek KMK bermula dalam Bulan Julai 2006, dan siap dalam pada April 2007. Kini, kos bil telefon bukan sahaja berjaya dikurangkan sebanyak 47 peratus, malah ia telah membentuk satu sistem yang tersendiri dalam mengawal penggunaan telefon dengan beberapa pendekatan telah diperkenalkan.
Antaranya, merekod segala penggunaan telefon sama ada untuk tujuan rasmi dan tidak rasmi, di samping melantik pegawai pemungut di kalangan mereka untuk mengutip bayaran telefon yang digunakan bagi tujuan tidak rasmi.
Selain itu, pembudayaan langkah berjimat cermat turut dilaksanakan dengan pelaksanaan telefon di pejabat am di kunci dan semua staf dikehendaki mendapatkan kunci apabila perlu menggunakannya daripada pegawai yang telah dilantik. Telefon di bilik pegawai masing-masing juga perlu direkod dan kunci dipegang oleh pegawai terbabit.
Talian tambahan telah diberhentikan penggunaannya di samping mengeluarkan arahan surat pekeliling mengenai pelaksanaan tersebut.
Menurut fasilitatornya, Encik Mahra Bin Salleh projek yang pada mulanya sebuah projek KMK kini menjadi sebahagian daripada peraturan yang diterima baik oleh kakitangan di Unit Perancangan dan Pembangunan dan Unit Pentadbiran Am di Pejabat Residen Bahagian Limbang.
Hasilnya, berdasarkan perbandingan data penggunaan selama enam (6) bulan dari April hingga September 2006 sebelum projek dan dari Oktober hingga Mac 2007, dapat disaksikan jumlah panggilan telefon berjaya dikurangkan dari 19,889 jumlah panggilan (sebelum) kepada 7,740 jumlah panggilan. Kos panggilan telefon berjaya dikurangkan dari RM9,134.30 (sebelum) kepada RM4,294.84 (selepas projek).
Secara amnya, panggilan dengan nilai yang maksimum RM1,682.23 sebulan (sebelum) berjaya diturunkan sehingga RM520.14 sebulan (selepas projek).
Yang penting menurut Encik Mahra, pemilihan projek tersebut berdasarkan pemerhatian dan inisiatif daripada kakitangan untuk bersama-sama menyumbang idea untuk mengurangkan kos yang tidak perlu.
Malah difahamkan, kumpulan ini adalah satu-satunya kumpulan KMK dari Pejabat Residen dan Daerah di Negeri Sarawak yang menyertai Konvensyen KMK pada tahun lepas (2007).
Mengulas mengenai inisiatif tersebut, Residen Bahagian Limbang, Maria Hasman berkata ia adalah satu kejayaan besar bagi kakitangan kerana mampu mewujudkan satu sistem tersendiri untuk meningkatkan kecekapan urusan di pejabat.
Di samping itu, ia mampu mewujudkan budaya berjimat cermat dalam penggunaaan sumber. Perkembangan tersebut, menurutnya adalah satu titik permulaan bagi budaya kualiti di pejabatnya dengan usaha akan diperluaskan ke daerah kecil dalam pentadbirannya.
Jelasnya lagi, dia bercadang untuk melaksanakan konvensyen mini antara pejabat daerah dan pejabat daerah kecil dalam Bahagian Limbang.
Ahli Kumpulan RES-Q
Ketua Kumpulan : Puan Linda Ak Yabi
Setiausaha : Cik Sarina Bt Yusuf
Bendahari : Encik Arni Bin Hj Kassim
Ahli : Encik Mohd Yelsop Bin Lee
Encik Matasan Bin Hj Amit
Encik Amiran Bin Hj Meramit
Encik Jamaidi Bin Juna
Puan Latipah Bt Yusop
Puan Salha bt Tambek
Fasilitator Encik Mahra Bin Salleh
