dan Keyakinan Pelanggan
Ia berjaya meningkatkan kepuasan dan keyakinan pelanggan mereka.
Projek tersebut dikendalikan oleh Kumpulan DCMS dan dianggotai oleh Encik Ramzi Abdillah (Fasilitator HRDQ), Encik Wan Sufian Wan Mustapha, Encik Sulaiman Budin (Pegawai Perancang), Encik Zaidi Siraj, Encik Wong Chui Liong, Puan Sherifah Tahsiah Wan Husain, Encik Kenneth Kudy dan Puan Noriyah Anong memberikan penekanan kepada mengatasi kelewatan dalam penyediaan laporan status permohonan pembangunan tanah.
Mereka menjadikan tema “Penjimatan Masa” sebagai fokus utama dalam penyelesaian masalah tersebut mampu untuk memberi satu bentuk pelan tindakan berkesan bagi menyelesaikan masalah-masalah sampingan seperti pemantauan tunggakan kerja, penilaian prestasi kakitangan, pengagihan bebanan kerja dengan lebih efisien.
Pada 13 April lalu, RAKAN Sarawak bersempatan menemui Kumpulan DCMS bagi mengetahui rahsia kejayaan mereka dalam menghasilkan sistem yang akhirnya berjaya memperbaiki prestasi dan integriti kerja mereka.
Sistem tersebut diyakini mampu menghasilkan tahap 90 peratus kepuasan pelanggan dengan perkhidmatan yang diberikan disamping mewujudkan satu sistem maklumat yang lebih telus.
Menurut Encik Ramzi, DCMS telah dimajukan bermula seiring dengan penubuhan kumpulan pada Mei 2008 hingga Jun 2009, iaitu tempoh 10 bulan, namun ianya bukan terhasil dari inisiatif Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) semata-mata, namun hanyalah sebuah projek kecil dari aktiviti-aktiviti kumpulan kecil tapi berpotensi besar untuk diperkembangkan.
“Kita minta Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC) sediakan garis panduan untuk kita, dan semua kumpulan-kumpulan kecil JTS kemudiannya diberikan projek. Projek-projek tersebut kita teliti dan tapis, dan enam projek terbaik telah kita ketengahkan untuk mengambil bahagian semasa Hari Kualiti dan Integriti 2008.
Kumpulan ini (DCMS) telah muncul juara, dan telah mewakili JTS dalam Konvensyen KMK Peringkat Negeri Sarawak 2009. Kita telah mendapat tempat ketiga dalam penyertaan sulung kita,” jelasnya.
Kepentingan projek tersebut turut diperkukuhkan dengan kenyataan, Penolong Pengarah Perancangan JTS, Encik Laping Jawa berkata dengan Seksyen Kawalan Pembangunan berfungsi untuk memproses permohonan pembangunan tanah, dengan purata 660 permohonan baru setiap tahun, pemantauan rapi terhadap fungsinya adalah amat penting.
“Kita amat mementingkan Indeks Petunjuk Prestasi (KPI). Kita meletakkan KPI bagi pemprosesan permohonan dan kita tidak mahu tempoh pemprosesan berlanjutan sehingga enam minggu. Kita juga ingin tahu siapa kakitangan yang menguruskannya, dan memastikan mereka menjalankan tugas dengan jayanya.
Permohonan lama dan baru kita pantau, dan untuk semua permohonan yang telah dibuat selama 20 tahun kebelakangan ini, kita tidak mempunyai sebarang kerja tertunggak. Itulah sistem yang kita gunakan sekarang,” jelas Encik Laping.
Kumpulan DCMS yang telah ditubuhkan pada 16 Mei 2008 telah bermula dengan proses ‘brainstorming’ dalam usaha untuk mengenal pasti masalah bagi Seksyen Kawalan Pembangunan termasuk ruang stor terhad untuk menampung pertambahan jumlah fail pembangunan, kekurangan logistik kerja dan kakitangan dan kelewatan dalam penyediaan laporan berikutan sistem pengurusan maklumat perancangan yang kurang cekap.
Seksyen tersebut telah menguruskan sejumlah 27,250 fail permohonan pembangunan setakat November 2008, dan jumlah terkini sudah hampir pasti mencecah 30,000, dan dari semua fail berkenaan, terdapat kira-kira 900,000 maklumat penting yang perlu direkodkan oleh kakitangan yang terhad berjumlah kurang dari 20 orang.
Sebelum projek DCMS dimulakan, semua usaha menyediakan Laporan Bulanan, Sukuan, Tahunan atau permohonan statistik dari agensi-agensi lain terpaksa menggunakan kaedah manual di samping membuat rujuk silang kepada statistik yang telah dikeluarkan sebelum itu.
DCMS menggunakan sepenuhnya teknologi komputer bagi projek mereka, iaitu dengan perisian Microsoft Excel, yang menurut Encik Sulaiman dilengkapi dengan sistem kata kunci berganda untuk memastikan tiadanya pencerobohan berlaku.
“Sistem ini dibahagikan kepada dua bahagian utama, iaitu Pangkalan Data dan Laporan. Dari sini, kita boleh melihat status permohonan, jumlah permohonan yang telah diproses oleh kakitangan, kategori permohonan, jenis kegunaannya, dan sama ada tugas-tugas kakitangan kita telah disiapkan, sedang diproses atau pun masih tertunggak,” Encik Sulaiman menjelaskan.
Pencarian data boleh dilakukan mengikut nama kakitangan yang memproses, bilangan pemohon dan sektor yang terlibat melalui empat (4) laporan berasingan yang berhubung kait antara satu sama lain. Malah, salah satu kelebihannya, kita boleh mencari maklumat untuk satu tempoh tertentu dengan hanya menaip tempoh tahun tertentu ke dalam sistem tersebut.
Ketika ditanya, mengenai penggunaan perisian sistem tersebut dan bukannya perisian lain, Encik Sulaiman menjelaskan ia adalah kerana setelah mempertimbangkan kemampuan kakitangan JTS sendiri yang kebanyakannya lebih biasa dengan perisian tersebut.
Katanya lagi, sistem tersebut juga mempunyai “formula” yang tidaklah sesukar program lain. Sambil berkata “formula” penting bagi menjana serta memproses maklumat tersebut menjadi data yang kita inginkan.
Bagaimanapun, DCMS setakat ini hanya dikemaskinikan di tempat ianya digunakan (ibu pejabat), bukannya secara bersepadu atau berpusat, namun proses penyeragamannya sedang dilakukan dengan penggunaannya telah dilaksanakan di Ibu Pejabat JTS serta di setiap pejabat bahagian.
Bagi memastikan ketepatan data, hanya seorang yang dipertanggungjawabkan untuk memasukkan maklumat ke dalam sistem. Walau bagaimanapun, pihak lain masih lagi boleh memperolehi serta mengakses data.
Encik Ramzi memberitahu prosedur sekarang melibatkan pemprosesan permohonan perancangan yang boleh mengambil masa sehingga enam minggu, namun dengan DCMS, ianya boleh dilengkapkan dalam masa 2 minggu sekiranya para kakitangan tahu pergerakan fail permohonan berkaitan.
Kepuasan pelanggan sentiasa kita utamakan. Sekiranya mereka inginkan maklumat berkenaan permohonan mereka, para pegawai kita akan dapat menjelaskan kepada mereka setelah merujuk dalam sistem dalam tempoh masa tidak sampai tiga minit” katanya.
Sebelum DCMS digunakan, Seksyen Kawalan Pembangunan memerlukan 11 hari bekerja untuk menyediakan satu laporan status permohonan pembangunan termasuk penggerakkan semua kakitangannya, tetapi data tersebut tidak terkini dan belum disahkan.
Namun dengan adanya sistem baru itu, laporan dapat disediakan dalam masa hanya satu minit sahaja, selain menawarkan maklumat yang lebih tepat, telus dan diyakini.
Salah satu lagi sumbangan ketara DCMS, tambahnya lagi, adalah tugas para kakitangan kini boleh dipantau dengan lebih teliti dan hasilnya mereka lebih bersikap serius dan mengambil berat terhadap kerja mereka selain mengelakkan kerja-kerja tertunggak.
Kata Encik Ramzi, dengan pelaksanaan DCMS, 90 peratus dari pelanggan menyuarakan kepuasan dengan perkhidmatan yang diberikan.
“Tiada kecacatan dalam tugas kita untuk memberikan maklumat selengkap mungkin. Kelengkapan kita (Sistem DCMS) memang boleh dipercayai. Ini adalah bukti integriti kita, dengan maklumat yang ada pada sistem tidak boleh diubah dan para pelanggan boleh berasa yakin kepada maklumat kita. Sistem kita ini terbukti telus, dan tidak banyak melibatkan ‘red tape’,” jelasnya.
JTS bersedia untuk berkongsi pengetahuan yang diperolehi dari projek DCMS bersama agensi kerajaan lain, memandangkan semua jabatan kerajaan mempunyai matlamat yang sama, iaitu untuk meningkatkan mutu sistem penyampaian, dan rahsia kejayaan DCMS akan lebih bermakna sekiranya dikongsi bersama.
