e-SKM (e-Sistem Ketua Masyarakat) versi baru dijangka akan siap sepenuhnya apabila semua proses pemindahan data dan penambahbaikan dilakukan menjelang pertengahan tahun 2012.
Setelah siap nanti,e-SKM yang baru ini dijangka akan memudahkan lagi tugas penjawat awam di pejabat untuk menggunakan sistem ini tanpa rasa ragu-ragu dengan penampilan aplikasi yang baru.
Menurut Unit Pentadbiran, Jabatan Ketua Menteri, sistem baru berkenaan akan memberi keselesaan kepada pengguna dalam melayari e-SKM dan bagi memastikan kelancaran penggunaan sistem baru tersebut, beberapa latihan dan kursus untuk penjawat awam akan dianjurkan.
Sistem elektronik ini adalah aplikasi yang banyak membantu dalam meningkatkan keberkesanan dalam proses kerja di Unit Pentadbiran,Seksyen Pengurusan Perkhidmatan dan Kerjaya di Jabatan Ketua Menteri (JKM) dan diperluaskan penggunaannya di Pejabat Daerah dan Residen di seluruh Sarawak. Dengan adanya sistem baru ini, segala maklumat dapat diakses melalui Internet.
Sebelum ini, akses untuk sebarang maklumat berkenaan dengan Ketua Kaum dan Ketua Masyarakat hanya boleh diproses dan dirujuk menggunakan aplikasi e-SKM yang dipasang di komputer-komputer tertentu sahaja.
Selain daripada itu, dengan sistem lama mereka terpaksa pergi ke Pejabat Daerah atau Residen untuk merujuk maklumat yang dikehendaki.
Untuk rekod, sistem e-SKM yang terdahulu lebih bersifat pangkalan data; ia telah direka pada tahun 2008 dan kini ia masih digunakan untuk proses-proses yang melibatkan penjawatan dan pengwujudkan jawatan baru bagi Ketua Masyarakat dan Ketua Kaum.
Fungsi utama e-SKM adalah untuk mengurus dan memproses semua perkara melibatkan perjawatan Ketua Masyarakat dan Ketua Kaum, termasuklah melancarkan dan memudahkan lagi proses perlantikan Ketua Kaum dan Ketua Masyarakat.
e-SKM amat penting terutama sekali untuk meningkatkan kecekapan dan mengurangkan tempoh untuk mendapat sesuatu data berkaitan, lebih-lebih lagi untuk menyemak rekod dan statistik kerana ia juga diyakini mampu menjadikan proses kerja lebih cekap, efisien dan teratur.
Melalui e-SKM, segala pengurusan kelulusan perlantikan dan penjanaan laporan serta penganalisaan maklumat Ketua Kaum dan Ketua Masyarakat dapat dilakukan dengan mudah
dan cepat serta tersusun dan paling penting mudah dirujuk pada bila-bila masa.
Pengunaan e-SKM di peringkat Pejabat Residen dan Pejabat Daerah juga telah memberi impak yang ketara kerana segala urusan dapat diurus dengan cepat dan ia memudahkan serta mempercepatkan lagi penghantaran maklumat kepada pihak UPSM, bagi tujuan pemprosesan data untuk tindakan selanjutnya.
Sistem ini juga memudahkan Unit Pengurusan Sumber Manusia (UPSM) dalam tugas mengemaskini data dan maklumat berkenaan dengan Ketua Kaum dan Ketua Masyarakat.
e-SKM turut menyediakan maklumat berkenaan dengan Ketua Kaum dan Ketua Masyarakat yang diperlukan untuk membuat keputusan dan untuk tujuan operasi UPSM dan juga amat diperlukan kerana sistem ini memudahkan tugas UPSM memantau dan memproses maklumat yang telah didaftar masuk ke dalam sistem.
Ia banyak memberi manfaat dalam proses semasa Ketua Kaum dan Ketua Masyarakat. Sehingga kini, belum ada kritikan atau aduan tentang kekurangan dan masalah yang dialami oleh penjawat awam dan pengguna yang menggunakan sistem ini.
Menurut rekod ‘Bilangan Jawatan Ketua Masyarakat Dan Ketua Kaum Di Seluruh Negeri Sarawak’ yang ada pada e-SKM, sehingga 29 Disember 2011, terdapat sejumlah 5,452 jawatan Ketua Kaum; di bahagian Kuching terdapat sejumlah 471 Ketua Kaum; Sri Aman (584); Sibu (839); Miri (472); Limbang (278); Sarikei (574); Kapit (502); Samarahan (468); Bintulu (385); Mukah (340); dan Betong (539).
Rekod juga menunjukkan bahawa terdapat 545 jawatan Ketua Masyarakat (36 jawatan Temenggong / 76 jawatan Pemanca / 433 jawatan Penghulu) di Sarawak; di bahagian Kuching adalah sejumlah 90 jawatan; Sri Aman (36 ); Sibu (55); Miri (56); Limbang (43); Sarikei (36); Kapit (40); Samarahan (70); Bintulu (22); Mukah (52); dan Betong (45).
