Dalam sesebuah organisasi yang berasaskan keuntungan, prestasi perniagaan yang baik bergantung pada penyampaian projek yang berkesan.
Walau bagaimanapun, kegagalan dalam mencapai kecemerlangan penyampaian projek masih berlaku di kalangan banyak organisasi kerana mereka terlalu memberi tumpuan berlebihan, bahkan terlalu memberi perhatian secara eksklusif terhadap standard dan proses pengurusan projek atau PM (project management).
Pendekatan PM hanya menangani satu aspek penyampaian projek yang buruk dan tidak mungkin dapat membuat perubahan yang nyata.
Walaupun pendekatan ini mampu melahirkan pakar dalam pengurusan projek, namun Pengurus Projek akhirnya berasa kecewa dengan hanya memperjuangkan struktur, sistem serta budaya organisasi yang tidak berubah.
Kejayaan dalam penyampaian projek yang konsisten dapat dicapai apabila seluruh organisasi berubah untuk menyokong penyampaian projek serta fokus pada objektif prestasi projek.
Berikut meruapakan empat aspek ketangkasan organisasi yang mendorong kecemerlangan dalam penyampaian projek:
Membangunkan struktur yang menyokong penyampaian projek
Dalam hal perancangan projek, merancang struktur yang sederhana bertujuan untuk menentukan peranan dan tanggungjawab yang jelas seperti struktur sedia ada untuk keseluruhan organisasi. Ia memudahkan pengisian peranan projek sepanjang tempoh pelaksanaan projek. Dalam organisasi matrik, kebertanggungjawaban projek perlu didefinisikan sebagai ‘kebertanggungjawaban garis’ bagi memastikan seluruh organisasi menyokong penyampaian projek, seterusnya meningkatkan kejayaan projek dengan lebih berkesan.
Memberi motivasi kepada staf
Melatih Pengurus Projek dalam sesebuah organisasi dalam pengurusan projek dan kepimpinan merupakan satu bentuk pelaburan dan motivasi. Pengurus Projek perlu diberi kebebasan sehingga mereka mempunyai kekuatan untuk membuat keputusan selain ganjaran setimpal dengan kualiti kerja dalam melaksanakan sesuatu projek. Syarikat Siemens misalnya, memiliki kerjaya Pengurus Projek yang jelas dengan mengiktiraf pelbagai pengalaman serta memberi gelaran ‘Pengarah Projek’ kepada Pengurus Projek mereka yang terbaik.
Mempertajam proses dan peralatan
Walaupun banyak syarikat melabur dalam standard dan alat pengurusan projek, terdapat dua proses penting yang sering diabaikan, iaitu pengurusan sumber dan proses penilaian. Melabur dalam bidang ini membantu mempercepatkan masa untuk menilai dengan memfokuskan pada usaha yang dibuat. Syarikat yang menyampaikan projek dengan baik meletakkan proses pengurusan sumber yang telus pada nadi operasi mereka serta memastikan proses penilaian pekerja mencerminkan prestasi projek.
Menyelaras semula sistem organisasi
Sistem sesebuah organisasi harus berkembang seiring dengan perubahan semasa. Namun, Sistem Pengurusan Maklumat pada kebiasaannya hanya memberikan angka prestasi kewangan dan sesuai dengan struktur unit perniagaan. Sistem moden juga harus menyediakan maklumat yang diperlukan oleh Pengurus Projek kerana ia akan memberikan lebih masa kepada Pengurus Projek untuk meneruskan pelaksanaan projek serta dapat memberi gambaran keseluruhan kepada syarikat mengenai prestasi sebenar semua projek semasa.
