Perkongsian pengetahuan di tempat kerja adalah satu proses pembelajaran berterusan yang penting serta dapat mengelakkan situasi ‘kedekut’ ilmu berlaku di kalangan pekerja.
Pada dasarnya, kekayaan pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki oleh pekerja adalah salah satu sumber terpenting untuk sesebuah organisasi.
Pekerja yang terdorong untuk berkongsi pengetahuan antara satu sama lain bukan saja akan berfungsi secara lebih konsisten sebagai satu pasukan, bahkan akan mengembangkan kekayaan intelektual ke seluruh organisasi.
Idea ini adalah bagus, tetapi malangnya kebanyakan organisasi mengambil pendekatan yang lemah dalam mendorong perkongsian pengetahuan wujud dalam kalangan tenaga kerja.
Kelemahan tersebut termasuklah strategi atau arahan yang tidak jelas dengan sumber praktikal khusus untuk membantu pekerja mencapai matlamat yang terhad.
Ditambah pula dengan tiada dorongan dalam bentuk insentif atau sumber yang diperlukan, tidak hairanlah sesebuah organisasi gagal mendorong pekerja berkongsi pengetahuan dan tidak mustahil seseorang pekerja akan menyimpan pengetahuan dan ilmu untuk kepentingan diri.
Namun, ini tidak bermakna tidak ada cara yang lebih baik untuk menangani situasi tersebut. Berikut merupakan beberapa langkah yang boleh diambil dalam mewujudkan perkongsian pengetahuan dalam organisasi:
1. Jadikan perkongsian pengetahuan satu keutamaan
Menjadikan perkongsian pengetahuan sebagai keutamaan bermaksud menyatakan dengan jelas bahawa latihan mendahului tugas-tugas lain yang ada pada pekerja.
Pekerja perlu diberitahu bahawa mengutamakan masa yang mereka habiskan untuk mengadakan latihan dan kolaborasi dengan rakan sekerja lain atas tugasan-tugasan tertentu adalah tidak salah.
2. Memberi insentif
Tidak semua keutamaan pada organisasi menjadi keutamaan bagi para pekerja. Mereka mungkin memiliki semangat dan minat terhadap projek-projek tertentu yang telah menarik perhatian mereka atau mereka bimbang bahawa meluangkan masa untuk mengembangkan kursus latihan bererti mereka akan kehilangan peluang lain untuk promosi.
Sebilangan pekerja memerlukan lebih daripada sekadar alasan untuk mula membimbing rakan sekerja, tetapi sebilangan yang lain memerlukan lebih banyak insentif. Pihak majikan harus mempertimbangkan apa yang ingin ditawarkan kepada pekerja bagi mendorong mereka mengembangkan bahan latihan. Sekiranya tidak banyak yang dapat ditawarkan, maka pemberian insentif mungkin bukan menjadi keutamaan yang tinggi seperti yang difikirkan.
3. Menyediakan ruang untuk perkongsian
Langkah seterusnya dalam strategi perkongsian pengetahuan yang berkesan jauh lebih praktikal, iaitu menyediakan ruang di pejabat khusus untuk rakan sekerja mengembangkan program latihan dan mengongsikannya dengan orang lain.
Langkah ini mungkin kedengaran mudah untuk dilakukan, namun kebanyakan pejabat tidak mempunyai ruang yang kondusif dan sesuai untuk sesi perkogsian dijalankan.
Menyediakan ruang perkongsian yang baik boleh dilakukan seperti mengasingkan bilik mesyuarat atau membina sudut kerjasama peribadi.
Langkah ini termasuklah mewujudkan ruang dalam talian untuk pekerja jarak jauh supaya dapat berkongsi pengetahuan dan belajar bersama rakan-rakan di pejabat.
4. Kaji semula kaedah latihan dan kaedah penyesuaian tugas
Latihan dan ‘onboarding’ (penyesuaian tugas) merupakan sebahagian daripada proses perkongsian pengetahuan organisasi. Banyak organisasi memandang rendah jumlah tenaga yang terlibat dalam proses onboarding. Kadang-kadang, pekerja baharu dibiarkan menyesuaikan diri dengan tugasan tanpa latihan.
Tambahan pula, bahan latihan yang digunakan kadangkala agak ketinggalan zaman kecuali apabila organisasi meluangkan masa untuk mengekalkannya secara proaktif. Sekiranya proses mengkaji semula latihan sudah lama tidak dilakukan, memiliki pekerja berpengalaman yang boleh memberi tunjuk ajar kepada pekerja baharu akan membantu pekerja baharu untuk lebih cepat belajar dan menyesuaikan diri.
5. Melabur dalam strategi jangka panjang
Banyak perkongsian pengetahuan berlaku secara tidak formal. Sebagai contoh, seorang pekerja meminta pertolongan daripada pekerja yang lain mengenai masalah yang dihadapi. Mereka mungkin akan membincangkan masalah tersebut ketika waktu makan tengahari ataupun mengadakan perbincangan dan pembentangan ringkas selepas mesyuarat.
Namun, jika sesebuah organisasi mahu membuat strategi jangka masa panjang, mungkin sudah sampai waktu menjadikan proses tersebut sesuatu yang formal. Salah satu kaedah terbaik untuk melakukannya adalah melalui pelaburan dalam perisian pembelajaran. Langkah ini bukan sahaja akan mewujudkan rekod kursus yang akan menjadi sumber rujukan selama ia diperlukan, malah seterusnya dapat dimanfaatkan oleh pekerja jarak jauh.
6. Membina pengetahuan
Pekerja datang dan pergi. Situasi ini adalah realiti dalam organisasi. Salah satu kelebihan strategi perkongsian pengetahuan adalah, ketika seorang pekerja beralih ke peluang dan pekerjaan baharu, mereka akan meninggalkan kepakaran mereka.
Walau bagaimanapun, pengetahuan yang ditinggalkan oleh bekas pekerja mungkin akan hilang, melainkan pihak organisasi telah mereka satu kaedah untuk mengekalkan atau menyimpannya.
Oleh itu, mewujudkan perpustakaan dalam talian bukan sahaja dapat mengurus sumber yang ada, malahan menjadikan maklumat mudah diakses oleh pekerja.
Menggabungkan perkongsian pengetahuan dalam organisasi adalah idea yang hebat, selagi dilakukan dengan baik.
Organisasi memperolehi banyak keuntungan daripada budaya yang mana pekerja merasa terdorong untuk saling berkongsi dan belajar. Namun, sebagaimana idealis bunyinya, perkongsian pengetahuan tidak akan berlaku melainkan organisasi bersedia dan komited mewujudkan sumber untuk memupuk budaya perkongsian pengetahuan.
Sumber-sumber tersebut termasuklah meluangkan masa untuk pekerja yang mempunyai motivasi supaya berkongsi pengetahuan dengan rakan sekerja mereka, memberikan insentif untuk mendorong rakan sekerja yang ragu-ragu dan menyediakan peruntukan untuk melabur dalam teknologi yang akan menggerakkan program-program perkongsian.
Perkongsian pengetahuan di tempat kerja bukan sahaja mewujudkan suasana sihat dalam organisasi, malah dapat mengekalkan pekerja serta memudahkan pekerja baharu menjalani proses bimbingan dan latihan.
