Bahagian Pencen Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) berfungsi menggubal dan memantau pelaksanaan dasar faedah persaraan serta melulus dan menguruskan faedah persaraan, faedah pemberhentian dan faedah terbitan perkhidmatan awam seperti yang diperuntukkan di bawah Akta Pencen 1980.
Di Sarawak, satu-satunya pejabat Bahagian Pencen Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) beroperasi di bandar raya Kuching yang diketuai Ketua Penolong Pengarah, Puan Cornelia Wong Chui.
Menurut Puan Cornelia, skim pencen merupakan satu bentuk pengiktirafan dan penghargaan terhadap perkhidmatan cemerlang seseorang anggota perkhidmatan awam yang telah dicurahkan kepada kerajaan dengan penuh taat setia.
RAKAN Sarawak berkesempatan menemu bual beliau bagi mengetahui lebih lanjut mengenai matlamat penubuhan pejabat cawangan tersebut serta mekanisme pelaksanaan pencen dan isu-isu berkaitan pencen dalam sektor perkhidmatan awam, khususnya di Sarawak.
Matlamat penubuhan Bahagian Pencen Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA)
Bahagian Pencen Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) berperanan memproses dan meluluskan semua permohonan faedah persaraan dan faedah terbitan bagi pegawai perkhidmatan Kerajaan Persekutuan dan Negeri termasuk pegawai penguatkuasaan seperti anggota polis yang perkhidmatan mereka tamat di Sarawak.
Pejabat ini juga memproses dan meluluskan percantuman perkhidmatan lepas bagi membolehkan keseluruhan tempoh perkhidmatan pihak yang layak di masuk kira untuk tujuan pengiraan faedah di bawah undang-undang pencen.
Selain itu, memantau dan menguatkuasakan pelaksanaan undang-undang pencen bagi memastikan faedah persaraan dan terbitan dibayar dengan tepat kepada pihak yang layak.
Dalam hal ini, pihak Bahagian Pencen JPA perlu menjalankan siasatan berkaitan isu permohonan dan kelayakan penerimaan pencen.
Bahagian Pencen JPA juga menyediakan perkhidmatan selepas persaraan seperti mencetak kad pesara, mengemas kini maklumat, mencetak penyata pencen dan sebagainya.
Puan Cornelia menjelaskan, permohonan pencen hendaklah dibuat dalam tempoh tiga (3) bulan sebelum persaraan termasuklah permohonan yang melibatkan persaraan pilihan.
Bagi kes kematian pesara mahupun yang masih dalam perkhidmatan, waris pesara, sama ada balu, duda ataupun anak yang disahkan layak di bawah Akta Pencen 1980 perlu membuat permohonan semula bagi tujuan pembayaran faedah terbitan.
Faedah terbitan adalah suatu faedah persaraan yang diberikan kepada orang tanggungan jika pegawai atau pesara meninggal dunia.
Isu-isu Berkaitan Faedah Persaraan
Puan Cornelia mengakui pihaknya sering berdepan isu berkaitan proses permohonan dan kelayakan penerima faedah terbitan dan keseluruhan faedah persaraan secara umumnya.
Masih terdapat segelintir waris pesara yang tidak mengetahui bahawa mereka layak menerima faedah terbitan dan ada di antara mereka tidak membuat permohonan bagi mendapatkan pembayaran faedah tersebut.
Apabila berlaku situasi sedemikian, pihak Bahagian Pencen JPA Cawangan Sarawak akan turun padang melaksanakan tanggung jawab menjejaki waris pesara bagi memastikan mereka menerima bayaran faedah terbitan seperti yang diperuntukkan di bawah undang-undang.
Waris yang layak menerima faedah terbitan akan dibayar seumur hidup. Pembayaran pencen adalah proses yang berpanjangan, ujar Puan Cornelia.
Faktor pertalian di antara suami dengan isteri merupakan antara isu dalam ketidaklayakan waris menerima faedah terbitan.
Beliau merujuk pada kes yang melibatkan permohonan waris ditolak atas faktor perkahwinan yang tidak sah di sisi undang-undang sivil.
Di bawah Akta Pencen 1980, hanya pasangan yang perkahwinan mereka diiktiraf oleh undang-undang sivil sahaja yang layak menerima bayaran faedah terbitan.
Walau bagaimanapun, menurut beliau, waris pesara sama ada balu mahupun duda yang merupakan seorang warga asing layak menerima faedah persaraan sekiranya perkahwinan yang dilangsungkan sah di sisi undang-undang kerajaan Malaysia.
Antara isu -isu lain yang dihadapi Bahagian Pencen JPA Cawangan Sarawak ialah pencen terlebih bayar.
Jelas Puan Cornelia, isu pencen terlebih bayar berlaku apabila waris yang tidak layak atau tidak sah menerima faedah persaraan lambat melaporkan kematian pesara (pasangan).
Hal tersebut juga berkait rapat dengan sistem rekod kematian Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) yang tidak sepadan dengan data Bahagian Pencen JPA.
Sungguh pun demikian, isu pencen terlebih bayar kini sedikit sebanyak dapat diatasi apabila penandaan data (data tagging) rekod kematian di JPN dinotifikasi secara automatik kepada Bahagian Pencen JPA apabila waris melaporkan kematian pesara.
Maksudnya, data daripada JPN sepadan dengan sistem simpanan data pesara yang diguna pakai JPA Bahagian Pencen.
Apabila pencen terlebih bayar berlaku, Bahagian Pencen JPA akan mengeluarkan notis atau surat mahkamah kepada waris bagi menuntut wang kerajaan yang telah dibayar kepada waris yang tidak layak atau tidak sah dari segi undang-undang pencen.
Oleh sebab itulah Bahagian Pencen JPA sentiasa memastikan tiada kesilapan dibuat dan kelulusan permohonan pencen dibuat dengan teratur bagi mengelakkan pencen terlebih bayar.
Jika berlaku kesilapan sama ada dari pihak jabatan mahupun kesilapan-kesilapan lain yang telah menyebabkan pencen terlebih bayar, wang yang telah dimasukkan kepada pihak yang tidak layak sukar dituntut kembali.
Walau bagaimanapun, pihak Bahagian Pencen JPA juga melaksanakan penjadualan bayaran balik pencen terlebih bayar bagi memudahkan dan mengurangkan beban pihak yang diarahkan membayar balik.
Cabaran Dalam Mengurus Kelulusan Permohonan Faedah Persaraan
Puan Cornelia turut mengakui kurangnya pemahaman dan kesedaran bakal pesara dari segi prosedur permohonan faedah persaraan termasuk kelemahan pihak jabatan tempat bakal pesara berkhidmat yang mengurus permohonan faedah persaraan menjadi antara cabaran yang dihadapi Bahagian Pencen JPA Cawangan Sarawak.
Beliau menjelaskan, masih terdapat segelintir jabatan mengurus yang masih menghantar maklumat persaraan secara manual dan tidak menghantar melalui Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia HRMIS bagi permohonan yang melibatkan agensi Kerajaan Persekutuan.
HRMIS ialah sistem pengurusan maklumat sektor awam yang diguna pakai oleh semua agensi di peringkat Kerajaan Persekutuan.
Pada 2015, pekeliling perkhidmatan awam mengarahkan semua maklumat di bawah modul penamatan perkhidmatan dihantar melalui HRMIS bagi memudahkan Bahagian Pencen JPA meluluskan permohonan persaraan serta memastikan bayaran pencen dibayar mengikut jadual selepas penjawat awam bersara.
Tambah Puan Cornelia, apabila maklumat dihantar secara manual, pihak beliau terpaksa mengisi semula maklumat ke dalam HRMIS, seterusnya menyebabkan kelewatan proses kelulusan.
Cabaran-cabaran lain termasuklah maklumat perkhidmatan dan peribadi yang kurang teratur dan tidak lengkap dan kelewatan menerima permohonan faedah persaraan atau terbitan yang akan melewatkan kelulusan dan bayaran kepada pesara.
Memandangkan bilangan kakitangan yang tidak ramai, pihak Bahagian Pencen JPA Cawangan Sarawak menurut beliau juga berdepan dengan cabaran dari segi bilangan permohonan yang semakin bertambah, selain kurangnya pemahaman pengurusan persaraan oleh penjawat awam dan waris.
Penambahbaikan Perkhidmatan
Sejak kebelakangan ini, Bahagian Pencen JPA Cawangan Sarawak telah dan sedang menjalankan penambahbaikan perkhidmatan di peringkat dalaman dan luaran.
Menurut Puan Cornelia, pihak beliau telah menjalankan semakan ke atas fail yang tidak aktif selain menjejaki penerima pencen terbitan atau waris pesara yang mungkin layak dibayar faedah persaraan.
Pada masa yang sama, penganjuran program ‘outreach’ seperti Seminar Pengurusan Persaraan kepada Pengurus Sumber Jabatan dan Agensi Persekutuan dan Negeri di Sarawak turut dianjurkan.
Objektif program tersebut bertujuan untuk berkongsi isu-isu, dasar-dasar semasa serta penambahbaikan terkini proses permohonan persaraan wajib, persaraan pilihan, persaraan atas sebab kesihatan dan pengurusan kes-kes kematian dalam perkhidmatan yang melibatkan permohonan faedah terbitan.
Objektif lain program juga bertujuan memastikan segala dokumentasi dan penyediaan maklumat berkaitan persaraan adalah sentiasa teratur dan dikemas kini.
Pada 2020, Seminar Pengurusan Persaraan dan Program Penambahbaikan Pengurusan Dokumen Persaraan kepada Pengurus Sumber di Jabatan dan Agensi Persekutuan dan Negeri di Sarawak telah dianjurkan di Kuching. Program yang sama juga telah dianjurkan di Sibu pada Mac, seterusnya di Miri pada Julai tahun ini.
Beliau juga memaklumkan, pihak JPA di peringkat ibu pejabat sedang membangunkan Sistem Urus Persaraan Sektor Awam (SUPER) dan dijangka dapat digunakan menjelang tahun 2025.
Sistem tersebut hanya menerima dokumen dalam bentuk digital, selaras dengan inisiatif MyDigital yang dilancarkan kerajaan.
Mengakhiri temu bual, Puan Cornelia memetik catatan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia, YBhg Dato’ Seri Mohd Shafiq Abdullah yang menekankan empat (4) fokus utama dalam memastikan perkhidmatan awam kekal relevan dalam berdepan pelbagai perubahan dan cabaran pada masa depan.
Antara yang beliau tekankan ialah, perkhidmatan awam perlu disampaikan dalam bentuk dinamik dan tidak rigid serta memanfaatkan perkembangan teknologi semasa seperti platform digital dan penjawat awam perlu bersiap siaga dan membuat persediaan rapi dari sekarang melalui platform perkhidmatan yang kukuh, holistik dan kalis masa hadapan.
