Proses Kerja Surat Hak milik Tanah yang hilang atau “Loss of Title” di Sarawak yang dulu mengambil masa yang terlalu lama lebih dari enam (6) bulan kini dapat dipercepatkan kepada hanya dua (2) bulan.
Pencapaian ini menyamai standard antabangsa setanding seperti negara Singapura setelah penandaras dilakukan di Semenanjung Malaysia dan Negara Filipina.
Projek yang digerakkan melalui platform Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) Kumpulan Sassoku Tech yang memfokuskan tajuk “Permohonan Loss of Title Yang Mengambil Masa Yang Lama” membuahkan hasil apabila dinobatkan menjadi Johan Anugerah Inovasi Premier Sarawak 2022 pada pada majlis Sarawak Civil Service Innovation Convention Awards (SCSICA) 2022.
Melalui temu bual RAKAN Sarawak bersama Penguasa Tanah dan Survei Bahagian Kuching, Encik Alfian Bawi bersama Ketua Kumpulan Sassoku Tech, Encik Farid Nazmi Bin Nuwen, beliau menyifatkan bukanlah kemenangan yang menjadi fokus utama, tetapi mencari penyelesaian kepada proses kerja yang boleh menjejaskan pembangunan negeri Sarawak.
Kumpulan Sassoku Tech mengambil tanggungjawab ini kerana menyedari segala proses urusan, transaksi dan proses awal tidak akan dapat dilakukan sekiranya tiada Surat Hak Milik secara fizikal akibat hilang.
Surat hak milik tanah merupakan dokumen pemilikan yang membuktikan keempuyaan tanah tersebut mengandungi maklumat pemilik tanah, di mana tanah ia miliki, serta maklumat lain untuk tujuan tertentu seperti tempoh pemberimilikan, syarat-syarat dan sekatan-sekatan yang dikenakan ke atas tanah.
Permohonan Loss of Title tertakluk di bawah Seksyen 128 Kanun Tanah Negeri di mana jika surat hak milik tanah asal hilang, tersilap simpan, musnah keseluruhan atau sebahagian, pemilik tanah boleh memohon kehilangan hak milik kepada Bahagian Pendaftaran Jabatan Tanah dan Survei Sarawak.
Menurut Encik Alfian Bawi, sekiranya berlaku kehilangan disebabkan oleh perkara disebut tadi, permohonan secara manual ini perlu dikemukakan di Pejabat bahagian Tanah dan Survei.
Setelah diluluskan oleh Penguasa, permohonan akan dihantar ke Ibu Pejabat Jabatan Tanah dan Survei Sarawak.
Ibu Pejabat kemudiannya akan menghantar permohonan tersebut ke Unit Pentadbiran, Jabatan Premier Sarawak (JPS) dan seterusnya dihantar ke Pencetakan Nasional Malaysia Berhad (PNMB) untuk diwartakan.
Seterusnya, setelah tempoh satu (1) bulan notis di dalam warta tamat, Pejabat Pendaftaran Tanah hendaklah meneruskan pengeluaran surat hak milik baharu.
Jelas beliau, walaupun proses kerja nampak mudah kerana melibatkan tiga (3) organisasi iaitu Jabatan Tanah dan Survei, Unit Pentadbiran, Jabatan Premier Sarawak dan Percetakan Nasional Malaysia Berhad (PNMB) tetapi terdapat peringkat yang mengambil masa yang terlalu lama , kaedah kerja masih konvensional serta kurangnya ko-koordinasi antara agensi.
Rasional Projek dan Risiko Akibat Kehilangan Surat Hak Milik
Menjelaskan rasional kenapa keadaan sebelum ini (masih berlaku, memakan masa yang agak lama), tambah Encik Alfian Bawi, ia mungkin disebabkan proses Loss of Title”) bukanlah perkhidmatan teras di samping tidak ditetapkan KPI (Indeks Pengukuran Prestasi) serta kebanyakan proses kerja dilakukan secara manual dan berulang (melibatkan kerja-kerja menaip, melakukan semakan ayat berulang kali).
Selain itu, tiada proses bersepadu (SOP) yang ditetapkan di antara agensi yang menyebabkan draf warta lambat dihantar dan gazet lambat dikeluarkan.
Penggantian surat hak milik baharu lambat diterima dan boleh menjejaskan urusan yang melibatkan surat hak milik tanah seperti pembaharuan surat hak milik, jual beli, cagaran dan sebagainya.
Tanpa adanya surat hak milik (penggantian akibat hilang) akan membantutkan usaha membangunkan sesuatu Kawasan dan untuk sesetengah keadaan akan melewatkan sesuatu proses pembangunan.
Perlu diingatkan, sesuatu urusan malah transaksi tidak dapat dimulakan tanpa adanya surat hak milik secara fizikal.
Namun keadaan tersebut, tidak menghalang pihak Jabatan Tanah dan Survei Bahagian Kuching untuk cuba sebaik mungkin menyelesaikan permasalahan dan mencari kaedah dan menerapkan teknologi inovasi terkini.
Keadaan tersebut, menurut beliau juga adalah didorong dengan meningkatnya ekspektasi rakyat terutama di Bahagian Kuching yang merupakan antara yang tertinggi mempunyai pemilik surat hak milik.
Kaedah konvensional tiga (3) Peringkat Pemprosesan Surat Hak Milik Yang Hilang
Memperincikan proses tersebut (Loss of Title”), menurut Ketua Kumpulan Sassoku Tech, Encik Farid Nazmi Bin Nuwen menjelaskan ia akan melalui tiga (3) peringkat iaitu peringkat 1 di mana Borang permohonan hendaklah diisi oleh pegawai pemproses dan ditandatangani oleh pemilik tanah dan dokumen yang dilampirkan adalah lengkap dan betul dan disemak oleh Registrar untuk rekomendasi.
Dalam peringkat 1 ini juga, setelah rekomendasi Registrar, permohonan akan dihantar ke Penguasa untuk kelulusan.
Setelah kelulusan Penguasa diperolehi, permohonan akan dimajukan ke Ibu Pejabat dan Ibu Pejabat kemudiannya menghantar draf warta ke Unit Pentadbiran, Jabatan Premier Sarawak (JPS).
Pada peringkat ke-2 pula, pihak JPS akan membuat semakan terhadap draf warta sebelum dihantar ke Percetakan Nasional Malaysia Berhad (PNMB) untuk pencetakan warta untuk tujuan pameran untuk sebulan.
Seterusnya pada peringkat ke-3, Setelah warta dipamerkan sebulan, pejabat bahagian mengambil warta dan seterusnya mengeluarkan surat hak milik yang baharu.
Jelas beliau lagi, keseluruhan proses ini dilakukan secara manual dan mengambil masa lebih kurang enam (6) bulan.
Sistem e128, Pemohonan Secara Talian Diperkenalkan
Mengenai projek KIK, menurut Encik Farid Nazmi Bin Nuwen data yang diperolehi daripada empat (4) pejabat Bahagian yang utama iaitu Kuching, Sibu, Bintulu dan Miri.
Melalui projek tersebut, Kumpulan Sassoku Tech memperkenalkan satu sistem permohonan secara talian dan juga penambahbaikan proses kerja baharu bagi mengatasi masalah kelewatan memproses permohonan Loss of Title.
Sistem e128 akan membantu pegawai memproses dari agensi yang terlibat melaksanakan kerja memproses permohonan Loss of Title dengan lebih efisien dan cepat.
Selain itu, proses kerja baharu diperkenalkan dalam membantu mempercepatkan proses permohonan Loss of Title.
Menurut Encik Farid, dengan wujudnya sistem e128, pemprosesan permohonan Loss of Title dapat ditukar dari proses kerja manual kepada proses kerja atas talian sebanyak 100% dan tiada lagi penggunaan borang untuk pemprosesan.
Setakat Ogos 2022, sebanyak 172 permohonan telah diterima dan melalui sistem e128, punca kekerapan yang menyebabkan proses permohonan mengambil masa yang lama dapat dikesan di setiap jabatan dan penambahbaikan yang diambil telah berjaya menurunkan 100% kekerapan punca.
Jelas Encik Farid, melalui sistem e-28, proses kerja menjadi lebih jelas dan dapat diseragamkan di seluruh pejabat bahagian di Sarawak di samping pegawai pemproses mengenai proses kerja dapat dipertingkatkan sebanyak 100% selepas adanya proses kerja yang jelas berserta KPI yang ditetapkan.
Kelebihan Sistem e128
Pembangunan e128, Sistem berasaskan laman web tersebut dinamakan e128 (Loss of Title Online System) yang memaparkan Dashboard & Executive Summary.
Ia mengandungi skrin paparan permohonan Loss of Title yang telah didaftar, skrin untuk pegawai pemproses mendaftar maklumat permohonan yang baharu dan Skrin untuk pegawai Percetakan Nasional Malaysia Berhad (PNMB) menyemak draf gazet dan membuat cetakan.
Sistem tersebut berfungsi untuk menggantikan cara kerja manual di Seksyen Pendaftaran, Jabatan Tanah Dan Survei Bahagian Kuching dengan cara kerja di atas talian.
Sistem ini memudahkan kakitangan yang memproses permohonan Loss of Title (Sect. 128) dengan lebih sistematik dan produktif.
Sistem ini juga boleh diakses oleh kakitangan melalui pelayar web melalui domain pelayan JTS server di mana sistem ini juga akan diakses oleh pihak Pencetakan Nasional Malaysia Berhad untuk mendapatkan draf gazet untuk tujuan cetakan dan publisiti.
Sistem ini juga mempunyai ciri-ciri antara muka yang mesra pengguna untuk memudahkan pengguna dalam memproses permohonan Loss of Title yang diterima dari semasa ke semasa.
Paling penting, sistem tersebut membolehkan permohonan Loss of Title dikemukakan melalui sistem oleh pegawai pemproses untuk kelulusan dalam tempoh enam (6) hari selepas permohonan dibuat (pemilik hadir sendiri).
Malah lebih daripada itu, semua proses Loss of Title temasuk semakan permohonan sehingga perwataan dibuat melalui sistem.
Sistem tersebut juga dapat menyimpan rekod atau dokumen Loss of Title dan semakan boleh dibuat pada bila-bila masa oleh pegawai pemproses
Menariknya, pelaporan kes atau status Loss of Title dapat dijana melalui sistem secara masa nyata.
Apa yang pasti, sistem ini bukan sahaja mampu mendidik tetapi mendisiplin agensi yang terlibat untuk mempercepatkan proses perwartaan.
Bukan itu sahaja, status permohonan dapat disemak melalui sistem pada bila-bila masa dan kelulusan segera dapat diberikan melalui sistem.
Permohonan Loss of Title dan draf warta dihantar melalui sistem di samping sistem tersebut akan memberi notifikasi kepada pegawai memproses bagi setiap proses yang perlu tindakan.
Terdapat tiga (3) pengguna sistem iaitu Jabatan Tanah dan Survei (JTS) untuk memproses Loss of Title dan memantau kes dari yang telah diluluskan sehingga perwartaan melalui sistem yang lebih mudah.
Seterusnya, Unit Pentadbiran, Jabatan Premier Sarawak untuk dikemukakan kepada Percetakan Nasional Malaysia Berhad (PNMB) secara dalam talian dan akhir sekali PNMB untuk memudahkan proses percetakan warta.
Proses kerja baharu berjaya memendekkan tempoh masa dan peringkat
Menurut Encik Farid, sistem ini telah memungkinkan proses kerja Loss of Title dapat disingkatkan.
Sebagai contoh, jelas Encik Farid pada peringkat 1, jikalau dulu dari mengisi borang oleh Pegawai Pemproses dan ditandatangani oleh pemilik tanah sehingga ibu pejabat menghantar draf warta ke JPS mengambil masa 1 bulan (sebelum),kini dapat diselesaikan dalam masa 14 hari.
Manakala Peringkat 2, dari JPS menghantar draf warta ke PNMB sehingga ke warta di pamer sebulan mengambil masa dua (2) hingga lima (5) bulan (sebelum), kini dapat diselesaikan dalam masa 37 hari.
Proses terakhir pada peringkat 3, Pegawai Pemproses mencetak surat hak milik sehingga Pegawai Pemproses menyerahkan surat hak milik kepada pemilik tanah mengambil masa seminggu di kurangkan kepada tiga (3) hari.
Hasilnya, kesemua proses kerja tersebut (peringkat 1 sehingga peringkat 3) berjaya disingkatkan menjadi dua (2) bulan dari enam (6) bulan.
Info Menarik Tentang e128
- Laman Web – boleh diakses pada bila-bila masa dengan capaian internet
- Ringkas dan mudah digunakan, selamat & terkawal – Akaun pengguna didaftarkan oleh pengaturcara sistem & terhad untuk pegawai yang dilantik
- Setiap akaun mempunyai menu berbeza mengikut fungsi akaun. Hanya laporan & status dikongsi bersama semua akaun
Fungsi sistem
- Menyemak status permohonan Loss of Title
- Memudahkan proses permohonan Loss of Title
- Merekodkan segala status permohonan
- Menyediakan laporan dengan lebih efektif
- Memudahkan rekomendasi bagi kelulusan
- Memudahkan koordinasi daripada agensi terlibat
- Mempercepatkan proses pengeluaran perwartaan
Keistimewaan Sistem
- Dikongsi bersama antara PNMB dan agensi yang terlibat
- Komunikasi untuk perwartaan yang lebih mudah antara agensi terlibat
- Mendidik agensi supaya lebih peka dengan perwartaan
- Status bagi setiap proses dapat disemak oleh semua pegawai pemproses (JTS)
