Pelbagai inisiatif telah dilaksanakan oleh kerajaan untuk menanam dan meningkatkan nilai-nilai positif kakitangan penjawat awam seperti sikap bertanggungjawab, kreatif dan inovatif, berdisiplin, kerja berpasukan, bangga dengan jabatan dan sayang kepada jabatan.
Selain itu, aspek persekitaran kerja yang berkualiti juga turut diberi penekanan kerana ia adalah salah satu faktor yang dapat mendorong pekerja bermotivasi, kreatif, inovatif dan berdaya saing ke arah mencapai kecemerlangan.
Faktor-faktor seperti ini wajar diberi perhatian kerana ia akan dapat mempertingkatkan perkhidmatan yang cekap dan berkualiti serta menjamin keselamatan dokumen, rekod individu dan peralatan secara berterusan dalam sesebuah organisasi.
Sehubungan itu, Kerajaan telah memperkenalkan Program Amalan 5S di sektor awam pada tahun 2010 bertujuan bagi mewujudkan suasana kerja yang berkualiti dan sistematik di sesebuah organisasi.
Selaras dengan itu, Unit Pemodenan Tadbiran Dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) Sarawak telah mengeluarkan panduan Amalan 5S Sektor Awam pada 19 Mei 2010 untuk menyokong pelaksanaan program tersebut.
Panduan tersebut adalah sebagai rujukan agensi di sektor awam untuk meningkatkan kualiti dan menambah baik sistem penyampaian perkhidmatan khususnya kepada kumpulan sasar.
Seiring dengan perubahan dan kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif di sektor awam, Program Amalan 5S telah dijenamakan semula sebagai Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) pada tahun 2014.
Penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam itu adalah dengan mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya lebih relevan kepada jabatan sektor awam di Malaysia.
Langkah penjenamaan semula ini difikirkan sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan sektor awam.
Program EKSA memberi penekanan kepada aspek persekitaran tempat kerja kondusif yang boleh menyumbang kepada peningkatan kecekapan penyampaian perkhidmatan produktiviti.
Antara objektif utama pelaksanaan EKSA ialah seperti berikut;
- Meningkatkan imej korporat
- Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selaras dengan tuntutan pihak berkepentingan
- Menggalakkan kreativiti ke arah mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan amalan hijau
- Memperluas pelaksanaan di agensi Kerajaan bagi mewujudkan persekitaran yang kondusif dan produktif
- Memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluan kepelbagaian agensi Kerajaan
Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S yang ditambah baik dengan memperkenalkan lima elemen baharu iaitu imej korporat, kreativiti dan inovasi, amalan hijau, persekitaran kondusif dan produktif serta variasi agensi.
Bagi memantapkan pelaksanaan EKSA dalam sektor awam, Panduan Pelaksanaan EKSA telah diterbitkan pada tahun 2015 sebagai panduan kepada agensi sektor awam dalam mewujudkan mekanisme pelaksanaan merangkumi tadbir urus, komponen penilaian, pemarkahan dan pensijilan.
Dua perbezaan utama antara EKSA dan Amalan 5S adalah dari segi tempoh sah laku pensijilan di mana tempoh sah laku pensijilan EKSA ialah selama dua tahun berbanding pensijilan Amalan 5S hanya satu tahun dan tiada bayaran dikenakan untuk pensijilan EKSA berbanding pensijilan Amalan 5S yang mengenakan bayaran.
Rasional pelaksanaan EKSA dalam pentadbiran awam Sarawak adalah kerana berlakunya situasi di mana pengumpulan barang-barang yang tidak diperlukan telah menjadi satu daripada kerja rutin seharian sehingga menjadi kebiasaan sesebuah jabatan.
Barang-barang ini mungkin merupakan fail-fail yang tidak aktif, peralatan-peralatan menunggu untuk pelupusan, barang-barang stok yang mungkin telah ketinggalan zaman atau mesin yang telah rosak.
Ada kalanya, barangan-barangan yang tidak diperlukan ini boleh menghalang kelancaran operasi sesebuah jabatan.
Contohnya kekurangan ruang kerja, kesukaran mengesan fail-fail dan peningkatan kos penyelenggaraan, justeru, melalui pelaksanaan EKSA, ia dapat membantu ke arah mengurangkan masalah-masalah tersebut.
Bagi jabatan-jabatan yang belum memulakan apa-apa program kualiti, EKSA boleh dijadikan sebagai asas kepada pelaksanaan amalan lain seperti Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2015, Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK), Penandaarasan dan sebagainya.
Garis Panduan Mekanisme Pelaksanaan EKSA memberi penekanan kepada aspek-aspek seperti berikut;
- Tadbir urus pelaksanaan EKSA dan EKSA Kendiri yang meliputi tiga fasa iaitu prapengauditan, semasa pengauditan dan pasca pengauditan.
- Pembahagian zon EKSA dan EKSA Kendiri bagi memudahkan penyelarasan dan pemantauan.
- Pengiraan markah bagi setiap komponen EKSA dan EKSA Kendiri
- Pemilihan juruaudit dalam dan luar yang kompeten
Berlandaskan garis panduan yang dikeluarkan ini, kerajaan berhasrat untuk mengukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif serta meningkatkan produktiviti dalam kalangan agensi sektor awam.
Sehubungan dengan itu, pelaksanaan EKSA dan EKSA Kendiri di sektor awam dapat memantapkan pengurusan pejabat dan mewujudkan persekitaran kerja yang lebih kondusif.
Bagi tujuan persijilan, pihak jabatan boleh memohon untuk dipersijilkan melalui pengauditan yang dijalankan oleh pihak ketiga.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU), Jabatan Perdana Menteri ialah badan yang ditauliahkan untuk melakukan pengauditan pihak ketiga bagi tujuan persijilan EKSA ini.
Manakala, Sekretariat EKSA Peringkat Sarawak ialah Unit Transformasi dan Inovasi Sarawak (STIU), Jabatan Premier Sarawak.
Salah satu usaha ke arah kejayaan amalan kualiti secara berterusan ialah wujudnya proses pengauditan dari semasa ke semasa dimana ianya boleh dilakukan secara berkala oleh kumpulan juruaudit dalam sesebuah organisasi.
Dalam hal ini, Kerajaan Sarawak telah memutuskan agar semua agensi Kerajaan Sarawak melaksanakan EKSA sepenuhnya bermula suku terakhir tahun 2023.
Semua agensi Kerajaan Sarawak perlu mengemukakan laporan kepada Sekretariat EKSA Peringkat Sarawak secara dwi tahunan.
