Pengurusan rekod yang efektif memainkan peranan penting dalam memelihara hak Sarawak dan rakyatnya, terutamanya ketika negeri ini bergerak menuju ke arah kerajaan digital. Dalam ucapan sempena Anugerah Penilaian dan Penghargaan Pengurusan Rekod Dalam Perkhidmatan Awam Sarawak (APRENAS) 2023, Setiausaha Kerajaan Negeri, Datuk Amar Haji Mohamad Abu Bakar Marzuki menekankan kepentingan rekod yang menyeluruh dan boleh dipercayai dalam memastikan kelancaran penyampaian perkhidmatan kerajaan kepada rakyat.
“Dengan rekod yang komprehensif dan boleh dipercayai, jabatan kerajaan dapat memberikan perkhidmatan terbaik kepada rakyat serta mempercepatkan aliran kerja,” kata beliau.
Beliau juga menambah bahawa rekod yang baik adalah asas dan bukti dalam memperjuangkan hak Sarawak di bawah Perjanjian Malaysia 1963 (MA63), dan tanpanya, tuntutan kepada kerajaan persekutuan akan menjadi lebih sukar.
Untuk menyokong kepentingan pengurusan rekod yang baik, Sarawak kini sedang membina sebuah bangunan arkib negeri yang baharu.
Projek ini adalah langkah tepat bagi memastikan dokumen warisan kerajaan Sarawak terus dipelihara sebagai rujukan kepada generasi akan datang, sekali gus membolehkan sebarang pertikaian pada masa hadapan diselesaikan dengan cepat dan tepat berdasarkan rekod yang sahih.
APRENAS 2023: Mengiktiraf Inisiatif Pengurusan Rekod
APRENAS 2023 yang diadakan sempena Minggu Arkib Sedunia dari 24 hingga 26 Jun turut bertujuan mengiktiraf penjawat awam atas inisiatif mereka dalam memenuhi keperluan pengurusan rekod seperti yang disyorkan undang-undang dan garis panduan yang ditetapkan.
Usaha ini diharapkan dapat mendorong jabatan-jabatan kerajaan untuk meningkatkan amalan pengurusan rekod mereka.
Antara anugerah yang diberikan dalam APRENAS 2023 ialah Anugerah Harapan Majlis Perbandaran Terbaik, Anugerah Majlis Perbandaran Terbaik, Anugerah Pegawai Rekod Terbaik, serta Sijil Penyertaan dan Penghargaan yang kesemuanya disampaikan oleh Datuk Amar Haji Mohamad Abu Bakar.
Majlis Bandaraya Kuching Selatan (MBKS) meraih Anugerah Penilaian dan Penghargaan Pengurusan Rekod Terbaik (peringkat Pihak Berkuasa Tempatan dan Majlis Perbandaran) manakala Majlis Bandaraya Kuching Utara (DBKU) memenangi Anugerah Harapan untuk kategori yang sama.
Selain itu, Anugerah Pegawai Rekod Terbaik bagi tahun 2023 diberikan kepada Stephanie Chimbi dari Majlis Perbandaran Kota Samarahan.
Kejayaan MBKS dalam Pengurusan Rekod
Dalam wawancara bersama Mr. Wong Ming Kong, Setiausaha Bandaraya MBKS, beliau berkongsi strategi utama yang membawa kepada kejayaan ini.
Menurut beliau, komitmen dan sokongan pengurusan termasuk dari segi sumber kewangan untuk membangunkan sistem pengurusan yang diperlukan, penyediaan perkakasan pejabat yang mencukupi, serta menghantar kakitangan untuk kursus yang berkaitan adalah antara faktor utama.
“Komitmen kakitangan yang menguruskan rekod jabatan juga menjadi kunci kepada kejayaan dalam pengurusan rekod MBKS,” tambah beliau.
Pengurusan rekod yang efektif, jelas Encik Wong, mempercepatkan proses capaian maklumat dan meningkatkan kecekapan operasi.
Dengan pengurusan yang tersusun, maklumat mudah dicapai, membolehkan proses kerja berjalan dengan lebih lancar, seterusnya mempercepatkan penyelesaian urusan awam. Pemantauan melalui mesyuarat berkala juga membantu dalam membincangkan isu semasa dan mencari penyelesaian terhadap cabaran yang timbul.
Inisiatif Digital dan Masa Depan Pengurusan Rekod
Sebagai respons terhadap saranan kerajaan negeri untuk pendigitalan perkhidmatan, MBKS telah mengambil beberapa inisiatif penting.
Antaranya ialah penggunaan sistem CACTUS (Correspondence and Case Tracking Unified System) untuk penyimpanan dan pencarian fail serta Sistem Dokme DMS (Digital Management System) untuk penyimpanan dan akses pelan bangunan.
Aplikasi I-People diperkenalkan bagi pengurusan aduan orang awam yang lebih efisien, manakala aplikasi I-Buyback digunakan untuk program kitar semula.
Majlis ini juga memastikan pembangunan sumber manusia melalui program latihan berkala, termasuk Kursus Pengurusan Kawalan Dokumen dan Kursus Pengurusan Rekod Rasmi bagi memastikan kakitangan sentiasa berkemahiran dan berpengetahuan dalam pengurusan rekod.
Menyokong Pengurusan Rekod di Sarawak
Melangkah ke hadapan, MBKS bercadang untuk meningkatkan sistem pengurusan rekodnya dengan menaik taraf sistem manual sedia ada kepada sistem pengesanan dokumen yang lebih efisien. Usaha ini diharapkan akan terus memperkukuhkan pengurusan rekod di MBKS dan menyokong matlamat Sarawak ke arah sebuah kerajaan digital.
Dengan usaha gigih seperti ini, APRENAS 2023 berjaya menyerlahkan kepentingan pengurusan rekod yang efektif dalam menyokong penyampaian perkhidmatan awam yang cekap dan menjaga kepentingan rakyat serta hak negeri Sarawak.
Rujukan :
Fasiha Khushiri. (2024, June 26). Sarawak Moving Towards Becoming Digital Government | New Sarawak Tribune. New Sarawak Tribune. https://www.newsarawaktribune.com.my/sarawak-moving-towards-becoming-digital-government/
