Penanda aras adalah satu proses yang sistematik dan berterusan untuk mengenalpasti, mempelajari, mengubahsuai dan melaksanakan amalan-amalan terbaik daripada organisasi yang sama atau organisasi lain untuk mencapai prestasi unggul.
Amalan penanda aras ini dapat mewujudkan sikap rendah diri dan mengakui hakikat bahawa banyak lagi yang boleh dipelajari dari pihak lain yang lebih baik dari diri sendiri.
Justeru, penanda aras memerlukan agensi mempunyai minda yang terbuka untuk menerokai idea-idea baru yang diamalkan oleh pihak-pihak lain dan bersedia memperbaiki cara bekerja kerana objektif utamanya ialah untuk meningkatkan kualiti produk atau perkhidmatan melalui penambahbaikan.
Dalam Perkhidmatan Awam, penanda aras adalah penting kerana ia dapat mendorong sesebuah agensi sentiasa menjalankan usaha-usaha penambahbaikan secara berterusan sehingga dapat menjamin kecemerlangan prestasi agensi.
Melalui proses penanda aras, sebuah organisasi akan mengukur prestasi sendiri melalui perbandingan yang dibuat dengan agensi lain dan memilih amalan terbaik untuk dilaksanakan secara tidak langsung akan mencetuskan persaingan yang sihat dan seterusnya menghasilkan penambahbaikan.
Penanda aras juga dapat mencegah agensi bersikap selesa dengan prestasi masa kini kerana ia sentiasa merangsang agensi untuk mencari idea yang lebih baik untuk dilaksanakan.
Seterusnya, ia akan menggerakkan agensi mengamalkan konsep pembelajaran setiap masa dengan belajar dari pihak lain, secara tidak langsung akan membantu sesebuah organisasi menyedari kelemahan dan kekurangan diri sendiri, seterusnya komited untuk melaksanakan penambahbaikan.
Kebaikan penanda aras ialah, ia membantu sesebuah agensi meningkatkan kepakaran dalam sesuatu proses kerja dan mewujudkan satu sistem perkongsian maklumat bersama di antara Agensi Pelaksana dengan Rakan Rujukannya yang memberi manfaat kepada kedua-dua belah pihak.
Agensi yang melaksanakan penanda aras akan mempelajari amalan-amalan yang lebih baik manakala Rakan Rujukan akan lebih memahami tentang operasi dan prestasi agensi sendiri, mengenali Agensi Pelaksana serta memperolehi hasil daripada proses penanda aras berkenaan.
Pada akhirnya, penanda aras akan mewujudkan rangkaian kerjasama yang rapat di kalangan agensi-agensi Kerajaan dan sektor-sektor lain serta melengkapkan lagi pelaksanaan Pengurusan Kualiti Menyeluruh iaitu satu konsep pengurusan kualiti yang berorientasikan pelanggan.
